お金が動いたら、その日のうちに1行だけ書く

帳簿をつけたことがありません、という話を聞くことがあります。たいてい、だらしないからではありません。最初にやることが大きすぎるように説明されているからだと思います。科目を決めて、月末に締めて、合計を合わせる。そう聞けば、始める日は今日ではなくなります。だから今日は、いちばん小さい始め方を1つだけ書きます。お金が動いたら、その日のうちに1行だけ書く、ということです。

1行というのは、本当に1行です。日付、相手、金額、何のためか、入ったのか出たのか。これで足ります。ノートの紙でも、電話のメモでも、表計算の1枚でも構いません。道具は後から変えられます。最初に決めるのは、書く場所を1か所にすることだけです。

その日のうちに、と書いたのには理由があります。あとで消えるのは金額ではなく、理由のほうだからです。金額は財布にも明細にも残ります。けれども、そのお金が何のために動いたのかは、どこにも残りません。3日たつと思い出せる気がするだけになり、1週間たつと自分の記憶を疑うようになります。

私も同じでした。会社を始めたころ、自分の分の記録を月末にまとめてやっていました。やってみると、それは記録ではなく思い出す作業でした。レシートを1枚ずつ手に持って、この日は誰と何をしていたかを考える。1か月分をまとめると、1枚にかかる時間が長くなるうえに、思い出せないものが必ず残ります。残ったものは、だいたい雑費になりました。雑費の多い記録は、あとで見ても何も教えてくれません。

完璧な帳簿を3日続けるより、粗い1行を1年続けるほうが役に立ちます。気持ちの話ではなく、見えるものの量の話です。3日分の記録からは何も分かりませんが、1年分の粗い記録からは、お金がどこへ行っているかが分かります。

1か月書いてみると、たいてい自分の予想と違う場所からお金が出ています。思っていたより仕入れが重いのか、それとも毎日の小さい支払いが積み上がっているのか。これは会計の知識ではなく、自分の商売を知っているかどうかの話です。知っていれば、どこを変えるかを自分で決められます。

1か月か2か月たつと、答えられる問いが増えます。この配達の仕組みは続ける価値があるのか。この品物は置いておくべきなのか。先月より忙しかったのに手元のお金が減っているのはなぜか。どれも、記録が無いと勘で決めることになります。勘が当たることもありますが、当たったのかどうかも分かりません。

書くのと一緒に、紙を残してください。全部を書き写す必要はありません。レシートや請求書は、受け取ったその場で写真を撮っておけば足ります。インドネシアの気候だと、レシートの印字は思っているより早く薄くなります。写真なら薄くなりません。

我々が作っている KAZENA Books は、ここを楽にするための道具です。レシートや請求書、銀行明細の CSV を入れると、AI が読み取って、科目・金額・税額を提案します。使う人がすることは、確認して承認することだけです。承認を人の手に残しているのは、読み取りが間違うことがあるからで、そこを自動で通してしまうと、間違いが静かに溜まります。

行が溜まれば、あとは数えるだけの仕事になります。1か月でいくら儲かったかの表や、会計士に渡す帳簿の形は、Books が自動で作って、CSV か PDF で出せます。ただ、どんな道具も、書かれなかった行を作ることはできません。写真を撮っていないレシートは、AI にも読めません。だから最初にやることは、やはり1行書くことです。

科目の名前で止まらないでください。これを消耗品と呼ぶのか雑費と呼ぶのかは、あとで直せます。直せないのは、何のために払ったのかという記憶のほうです。だから自分の言葉で書いてください。屋台の氷でも、配達の人のガソリンでも構いません。名前は後から揃えられます。

税のことにも少しだけ触れます。私は税理士でも弁護士でもないので、申告や納税の判断は必ず専門家に確かめてください。その上で1つ言えるのは、どの制度の話をするにしても、出発点は同じだということです。いつ、誰に、いくら、何のために。これが無いところから、正しい申告は作れません。

今日やることを1つだけ書きます。今日の仕事を終える前に、今日動いたお金を1行書いてください。動いていなければ、動かなかったと書いてください。それも記録です。明日、次の1行を書く。これを1週間続けられたら、そのやり方はあなたに合っています。続かなかったら、書く場所が遠すぎるのかもしれません。手の届くところに移してください。