同じ番号の請求書が、2枚あった

INV-2026-0001。1つの帳簿に、この番号の請求書が2枚ありました。相手も金額も違います。1枚は7月2日、もう1枚は8月4日に出ていて、どちらも私たちの画面が正しく作ったものです。番号を打ち間違えた人はいません。同じ番号を2回出したのは、私たちのほうでした。

気づいたのはVです。ジャカルタの会計士で、自分の事務所の実データでKAZENA Booksを20回以上試してくれています。8月20日、彼女は先月出した請求書を番号で探していて、2枚出てきたと書いてきました。どちらのことを話しているのかが、番号では決まらない。請求書の番号は、あとから一件を指し示すための名前です。名前が重なった時点で、それは名前として働いていません。

前提を書きます。KAZENA Booksでは、請求書の番号の付け方を帳簿ごとに決められます。頭に付ける文字と、年と、4桁の連番。もう1つ、連番をいつ1に戻すかという設定があります。以前は毎年だけでした。毎月1に戻したいという声が続いたので、6月にその選択肢を足しています。

番号のことを決めている場所が、2か所に分かれていました。1か所は、番号をどう組み立てるか。頭の文字と年と連番を、どうつなげるかです。もう1か所は、連番をいつ1に戻すか。6月に私が直したのは、後ろのほうだけでした。連番は毎月1に戻るようになりましたが、番号の中に月は入っていません。7月の1枚目も、8月の1枚目も、出てくる文字列は同じでした。

両方直すつもりでいた、というのが事実です。もう片方を忘れていたのではなく、片方を直した時点で、直したと思っていました。規則が1つに見えていたからです。番号を重ならないようにする決まりは、私の頭の中では1つでした。コードの中では2つに分かれていて、離れた場所に置かれていました。

試験も同じように分かれていました。組み立てのほうの試験は、頭の文字と年と連番が正しくつながるかを見ています。戻し方のほうの試験は、月が変わったら連番が1に戻るかを見ています。6月の変更のあと、どちらも緑でした。それぞれが、自分の担当する半分を正しく試していたからです。2つに割った規則は、試験も2つに割ります。割れた両側から見るかぎり、間違いは見えません。

数えました。動いている帳簿が612件。6月に足した月次の設定を選んでいるのが31件です。7月1日から8月20日までに出た請求書のうち、同じ帳簿の中で番号が重なっているものが58枚、帳簿でいうと12件ありました。多くはない、という言い方はできます。ただ、その58枚は、すでに取引の相手に渡っています。

もう1か所ありました。見つけたのは仲間のEです。彼はジャカルタから少し離れた町にいて、配信の前に必ず自分の端末で一通り触ります。請求書を複製するボタンを押したとき、新しいほうの番号が、元の請求書の1つ次になっていました。この経路にも、番号を決める処理が別に書いてあったのです。3つ目の数え方で、月も年も見ていません。ここで重なったのが4枚でした。

直したことを書きます。番号を発行する場所を1か所にしました。画面から1枚作る経路も、定期請求のまとめ処理も、複製のボタンも、同じ1つの処理を呼びます。呼ぶ側が渡せるのは帳簿だけで、形も、戻し方も、次の数字も、呼ぶ側では決められません。月次を選んでいる帳簿では、番号の中に月が入るようにしました。

それから、同じ帳簿の中で番号は一度しか使えない、という決まりをデータのほうにも入れました。ここまでは書き方の話ですが、この1行は、書き方に頼らないための決まりです。誰かが4つ目の経路を書いたとき、その番号は保存されずに止まります。止まったほうが、黙って2枚目が出るよりいい。

すでに出ている58枚は、こちらで番号を振り直していません。他人の帳簿の数字を、こちらの判断で書き換えることはしないと決めています。該当する12件には、重なっている請求書の一覧を出して、個別に連絡しました。番号を直すかどうかは、相手にもう渡した書類の話ですから、私たちが決めることではありません。

念のため書いておきます。私は税理士ではありません。請求書の番号に何が求められるかは国によって違いますし、すでに出した番号を直してよいかどうかも、その国の規則と、取引の状況によります。ここに書いたのは、私たちが自分の作りを直した記録です。実際の判断は、必ず専門家に確認していただくようお願いします。

規則を2か所に書いた時点で、そのうち片方が古くなることは決まっています。あとは、いつそうなるかというだけです。私は自分のことを、注意深いほうだと思っていました。今回わかったのは、もっと注意深くなるべきだということではなく、ここは注意深さで支える場所ではなかった、ということです。KAZENAの画面で、同じものが2つの番号や2つの名前で並んでいるのを見かけたら、教えてください。こちらからは、どちらも正しく見えています。