Thuế in trên tờ biên lai không phải khoản thuế chúng tôi được trừ

Làm việc ở Jakarta thì đến cuối ngày, trong túi áo bao giờ cũng có mấy tờ giấy. Tờ từ quán cà phê là một dải giấy nhiệt dài và mỏng; tờ từ quán cơm bên kia đường thì viết tay bằng bút bi. Cuối tháng 8, tôi chụp 41 tờ giấy đã dồn lại đó bằng chức năng máy ảnh trong KAZENA Books. Việc đọc chạy tốt hơn tôi nghĩ, và cho ra 41 bút toán chi phí. Trong số đó, 17 bút toán có một dòng thuế.

Vấn đề là 17 bút toán ấy đã trở thành cái gì. Khi tìm thấy dòng thuế trên tờ giấy, phần mềm đưa số tiền đó vào tài khoản thuế đầu vào. Tức là ghi nhận số tiền đó như một khoản được trừ khỏi thuế chúng tôi phải nộp. Tổng cộng 1.240.000 rupiah. Chừng nào số tiền còn nằm trong tài khoản ấy, bảng tổng hợp hằng tháng thực sự trừ nó đi.

Ở Indonesia, việc thuế đầu vào có được trừ hay không không do chuyện đã nộp thuế hay chưa quyết định. Thứ quyết định là chứng từ. Có một hóa đơn thuế gọi là faktur pajak, mang số 16 chữ số, trên đó ghi mã số của bên mua. Chỉ khi có chứng từ ấy, số tiền mới trở thành số được trừ. Dòng thuế in trên tờ giấy chạy ra từ máy tính tiền không phải là faktur pajak. Trong 41 tờ giấy, chỉ có 2 tờ mang con số như vậy.

Số còn lại, 15 bút toán, là thuế không được trừ. Không được trừ không có nghĩa là nó biến mất. Số tiền ấy là một phần của chi phí. Khoản thuế trả cùng với ly cà phê vẫn nằm trong sổ như một phần giá của ly cà phê đó. Chỉ khác chỗ đứng trong sổ cái; tiền thì đằng nào cũng đã ra khỏi tài khoản.

Từ đây là phần thiết kế. Có 2 hình thức chúng tôi có thể chọn. Một là ghi nhận số tiền thành thuế đầu vào đúng như đã đọc được, rồi hiện một cảnh báo rằng có thể còn thiếu chứng từ. Hai là coi những gì không có số faktur pajak là không được trừ ngay từ đầu, theo quyết định của chính chúng tôi. Cách thứ nhất trao quyết định cho người dùng; cách thứ hai là chúng tôi quyết thay họ.

Ban đầu chúng tôi nghiêng về cảnh báo, vì không quyết thay người khác trông lịch sự hơn. Nhưng chỉ cần hình dung màn hình của một người nhập 50 hay 100 tờ giấy mỗi tháng thì câu trả lời đã rõ. Cảnh báo hiện lên mỗi lần sẽ không còn ai đọc từ ngày thứ 3. Chúng tôi quyết định thôi gọi một thứ biến mất ngay khi bị bấm là cơ chế an toàn.

Tôi hỏi V, nữ kế toán ở Jakarta vẫn thử KAZENA Books bằng dữ liệu thật của văn phòng chị. Chị kể rằng khi khách mang tới một hộp đầy giấy, việc đầu tiên văn phòng chị làm không phải là tính toán mà là phân loại: tờ nào có faktur pajak sang một chồng, tờ nào không có sang chồng kia. Cộng số tiền là chuyện sau đó. Thứ mà phần mềm nên gánh lấy, chị nói, không phải phép cộng mà là việc phân chồng này.

Tôi viết lại hình thức đã sửa. Khi nhập vào, đường đi rẽ nhánh theo việc tờ giấy đó có số 16 chữ số hay không. Nếu có, số tiền được ghi nhận là thuế đầu vào và con số ấy được lưu kèm bút toán. Nếu không, số tiền trên dòng thuế được gộp vào chi phí, và màn hình bút toán viết lý do trong 1 dòng. Nếu sau này nhập con số vào, số tiền sẽ chuyển sang phía được trừ. Chính hành động nhập con số là căn cứ của khoản trừ. Một ô tích không làm được điều đó.

Có thêm 1 thứ nữa chúng tôi bổ sung. Trong bảng tổng hợp hằng tháng, nay có 2 con số đặt cạnh nhau: thuế được trừ, và thuế đã nộp nhưng không được trừ. Trong bộ sổ thử dựng từ chính các khoản chi của chúng tôi trong tháng 8, con số thứ nhất là 18.600.000 rupiah và con số thứ hai là 2.180.000 rupiah. Con số thứ hai từ trước tới nay chưa từng xuất hiện trên màn hình nào, vì nó đã tan vào trong chi phí.

Tôi nghĩ việc cho thấy con số thứ hai ấy là có ý nghĩa. Thuế không được trừ là cái giá của việc mua hàng từ những bên không phát hành faktur pajak. Khi thấy rõ mỗi tháng là 2.180.000 rupiah, người ta có thể quyết định mua cùng thứ đó từ bên có phát hành. Chừng nào còn tan trong chi phí, nó không phải là dữ kiện để quyết định. Chỉ khi thành một con số, nó mới thành thứ có thể lựa chọn.

Cơ chế này chúng tôi đã phát hành trong tình trạng sai suốt khoảng 6 tuần. Điều tôi viết ở đây ngày 10 tháng 9 là chuyện đường xử lý bằng AI đã vứt bỏ khoản khấu trừ thuế đầu vào ngoài Nhật Bản. Lần này cái sai quay theo chiều ngược lại: chúng tôi tạo ra thứ không hề tồn tại. Khi số tiền bị vứt đi, con số nhỏ lại, người để ý sẽ nhận ra. Khi số tiền được tạo ra, con số lớn lên, và không ai phàn nàn.

Đổi nước thì hình dạng vẫn tương tự. Ở Philippines cũng vậy, muốn trừ thuế đầu vào thì cần hóa đơn hoặc biên lai chính thức có in mã số của người bán và số tiền thuế. Tên gọi và mẫu biểu khác nhau, nhưng lối nghĩ thì giống: thứ quyết định được trừ hay không, không phải sự thật là thuế đã nộp, mà là chứng từ chứng minh điều đó. Chúng tôi viết nhánh rẽ này thành quy tắc theo từng nước, để thứ được đòi hỏi như một con số thay đổi theo nước của bộ sổ.

Xin viết ra cho chắc: tôi không phải là kế toán thuế. Chứng từ nào cho phép khấu trừ, giấy tờ nào được chấp nhận như ngoại lệ, là do phía quy định quyết định và điều đó thay đổi. Những gì viết ở đây không phải là giải thích về hệ thống thuế, mà là bản ghi rằng phần mềm của chúng tôi đã ghi nhận khoản thuế không có chứng từ thành khoản thuế được trừ. Về cách xử lý thực tế, xin hãy xác nhận với chuyên gia.

Tôi có một điều muốn nhờ. Hãy thử xem một lần, tờ giấy trong tay bạn rơi vào chồng nào trên màn hình KAZENA. Nếu nó rơi vào chồng sai, xin hãy cho chúng tôi biết. Hình dạng của giấy khác nhau theo từng nước và theo từng cửa hàng. Những gì chúng tôi thử với 41 tờ giấy vẫn chưa được thử trong chiếc hộp của bạn.