Giữ tiền của cửa hàng ở một chỗ khác với ví của chính mình

Trong ngăn kéo hay trong túi hiện có bao nhiêu tiền, phần lớn chúng ta trả lời được ngay. Điều không trả lời được là trong đó bao nhiêu là tiền của cửa hàng. Bữa trưa trả bằng tiền bán hàng hôm nay, còn tiền xăng cho người giao hàng thì lấy từ ví của mình. Cuối ngày chỉ còn lại 1 đống tiền đã lẫn vào nhau.

Bản thân việc lẫn lộn đó không phải là một sai sót. Việc kinh doanh nhỏ thường bắt đầu bằng tiền của chính mình, nên ban đầu chỉ có 1 cái ví là điều tự nhiên. Khó khăn đến muộn hơn, khi việc kinh doanh vẫn tiếp tục và những câu hỏi bạn muốn có lời đáp nhiều dần lên. Việc này có lãi hay không. Thực ra mình nhận được bao nhiêu từ nó. Với 1 cái ví, cả hai câu hỏi đều không có câu trả lời.

Thứ làm một bộ sổ sách lệch đi thường không phải là giao dịch phức tạp. V, một kế toán người Indonesia, đã thử KAZENA Books bằng dữ liệu thật của chính cô ấy hơn 20 lần, và từ những lần trao đổi đó tôi học được rằng chỗ việc ghi chép dừng lại nhiều nhất là chỗ tiền cá nhân và tiền kinh doanh lẫn vào nhau. Cô ấy làm công việc kế toán ở Jakarta. Phần khó không phải là tính toán, mà là xác định về sau một khoản chi thuộc về bên nào.

Tôi cũng vướng ở đúng chỗ ấy. Hồi mới mở công ty, tôi từng mua đồ cho riêng mình bằng thẻ của công ty. Tôi nghĩ 1 hay 2 lần thì vẫn còn nhớ được. Trên thực tế, sau 3 tháng vẫn còn những khoản mà chính tôi không biết là công ty phải trả lại cho tôi hay tôi phải trả lại cho công ty. Số tiền nhỏ, và vì nhỏ nên tôi để lại sau, và vì để lại sau nên tôi không còn nhớ nữa.

Việc lẫn lộn có 2 chiều. Tiền của cửa hàng dùng mua đồ cho cuộc sống, hoặc tiền của mình dùng mua đồ cho cửa hàng. Chiều thứ nhất nếu để nguyên sẽ làm lợi nhuận của cửa hàng trông nhỏ hơn thực tế. Chiều thứ hai nếu để nguyên sẽ làm chi phí của cửa hàng trông nhỏ hơn thực tế, nên cửa hàng trông có lãi hơn bạn tưởng. Cả hai đều làm các con số nói sai, chỉ có điều sai theo hai chiều trái ngược.

Tách ra nghĩa là đặt tiền ở một chỗ khác, chỉ có vậy. Việc làm được hôm nay là: chọn 1 chỗ để giữ tiền của cửa hàng, rồi bỏ tiền thu được hôm nay vào đó. Nếu hôm nay chưa mở được tài khoản ngân hàng, một cái phong bì hay một cái hộp cũng đủ. Sau này chuyển vào tài khoản được. Điều quan trọng là chỗ đó tách khỏi ví của bạn, và chỉ có 1 chỗ duy nhất.

Khi chỗ giữ tiền đã tách ra, việc tiếp theo là cách định phần của chính bạn. Hãy thôi rút ra một ít mỗi lần cần, và thay bằng việc tự trả cho mình một khoản đã định, mỗi tháng 1 lần. Khoản đó có hợp hay không, ban đầu bạn chưa biết. Nếu quá ít thì tháng sau nâng lên. Điều quan trọng là lần rút đó để lại 1 dòng ghi chép. Khi ấy, các con số của cửa hàng sẽ không còn động theo mỗi lần cuộc sống của bạn động.

Khi bạn trả tiền cho cửa hàng bằng tiền của mình, đó cũng là 1 dòng. Ngày, số tiền, để làm gì, và việc chính bạn đã ứng ra. Đây là tiền cửa hàng phải trả lại cho bạn, nên nó phải nằm ở đâu đó, giống như một hóa đơn nhà cung cấp chưa thanh toán. Nếu chỉ giữ trong đầu, phần lớn nó sẽ không bao giờ quay về. Bạn sẽ không biết mình đã cho cửa hàng của chính mình mượn bao nhiêu.

Khi đã tách ra, những câu hỏi bạn trả lời được cũng khác đi. Cửa hàng này kiếm đủ để trả lương cho bạn hay chưa. Giá hiện tại đã vượt qua tổng của tiền hàng, tiền thuê và phần của chính bạn hay chưa. Khi mọi thứ còn lẫn vào nhau, trong mỗi con số đều có lẫn một ít chi phí sinh hoạt của bạn, nên tính toán mãi cũng không thành câu trả lời. Đây không phải chuyện kiến thức kế toán, mà là chuyện nhìn việc kinh doanh của mình bằng mắt của chính mình.

KAZENA Books mà chúng tôi đang làm là một công cụ giúp phần sau khi đã tách ra trở nên nhẹ hơn. Tải lên tệp CSV sao kê tài khoản của cửa hàng, AI đọc bằng OCR rồi đề xuất tài khoản, số tiền và thuế, người dùng chỉ kiểm tra và phê duyệt. Hóa đơn, các khoản phải thu và phải trả cũng được quản lý ở một chỗ, nên khoản bạn ứng ra có thể nằm cùng những khoản chưa thanh toán khác. Nhưng công cụ sẽ không quyết định việc tách ra thay bạn. Nếu chi phí sinh hoạt và tiền hàng cùng vào lẫn trong 1 tài khoản, kết quả đọc được cũng vẫn lẫn vào nhau.

Nếu đã tách sẵn, công việc cuối cùng cũng nhẹ đi. Bảng cân đối thử, báo cáo lãi lỗ, bảng cân đối kế toán và sổ cái được tạo tự động và xuất ra CSV hoặc PDF bất cứ lúc nào. Thứ làm bạn dừng tay khi giao cho kế toán không phải là các bản xuất đó, mà là việc xác định mỗi khoản chi thuộc về bên nào. Chuyện đó chỉ người đã trả, trong ngày họ trả, mới biết.

Nói ngắn về thuế. Tôi không phải là chuyên gia thuế cũng không phải luật sư, nên mọi quyết định về khai hay nộp thuế xin hãy xác nhận với người có chuyên môn. Điều tôi có thể nói là một khoản chi mà sau này bạn muốn giải thích là chi phí kinh doanh sẽ dễ giải thích hơn nếu nó đi ra từ tiền của việc kinh doanh. Giải thích về sau rằng một khoản chi từ 1 tài khoản đã lẫn lộn chỉ có một nửa là của kinh doanh, khó cả với chính bạn.

Một việc cho hôm nay. Trước khi kết thúc công việc hôm nay, hãy chọn 1 chỗ để giữ tiền của cửa hàng và chuyển tiền thu được hôm nay vào đó. Rồi nếu hôm nay có khoản nào bạn đã trả cho cửa hàng từ ví của mình, hãy ghi nó thành 1 dòng. Từ mai, mỗi lần tiền ở chỗ đó động là 1 dòng. Làm tiếp 1 tuần, và lần đầu tiên bạn sẽ thấy, bằng những con số của chính mình, việc kinh doanh của bạn đang chạy bằng bao nhiêu.