Tiền mặt tăng nhưng tháng đó lỗ — vì sao lại thế

Cuối tháng bạn mở ngăn kéo và thấy tiền nhiều hơn tháng trước. Nhưng khi làm phép trừ mỗi tháng 1 lần, tháng đó lại lỗ. Hoặc ngược lại: con số nói là vẫn còn dư, mà ví thì nhẹ. Hai điều đó lệch nhau không phải vì bạn tính sai. Chúng lệch nhau vì ngày tiền chuyển động và ngày việc buôn bán xảy ra là 2 ngày khác nhau.

Trong một ghi chép trước tôi đã viết về phép trừ mỗi tháng 1 lần: lấy số tiền đã vào, rồi trừ đi tiền đã trả cho những thứ bạn bán và trừ mọi khoản chi khác. Lúc đó tôi viết rằng tiền mặt tăng lên và có lãi không phải là một chuyện, rồi tôi đi tiếp. Lần này là phần còn lại.

Chuyện chỉ là 2 thứ đó đang đo những điều khác nhau. Lãi hay lỗ đo xem trong tháng đó đã xảy ra những gì với tư cách việc buôn bán. Tiền mặt tăng hay giảm đo xem trong tháng đó có gì vào và ra khỏi ví. Đó là 2 mặt của cùng một việc buôn bán. Không có mặt nào là thật và mặt kia là dối.

Có 3 thứ kéo chúng tách nhau ra: bán cho nợ, trả một lần cả cục, và hàng trong kho. Bắt đầu từ bán cho nợ. Ngày bán và ngày được trả tiền là 2 ngày khác nhau. Giao hàng cuối tháng rồi tháng sau mới được trả là chuyện thường, ngay cả với một cửa hàng nhỏ. Hàng đã bán được là việc đã xảy ra trong tháng đó, nên nó nằm ở phía lãi. Nhưng tiền thì chưa về. Tháng mà khoản khách còn nợ tăng lên, bạn có lãi mà ví lại nhẹ đi.

Tôi đặt xuống 1 bộ số. Đây là số giả, chỉ để thấy hình dạng của nó. Giả sử doanh thu một tháng là 10, trong đó 4 là bán cho nợ. Nếu tiền trả cho những thứ bạn bán là 5 và các khoản chi khác là 3, phép trừ cho ra 2, nghĩa là tháng đó có lãi. Nhưng tiền thực sự vào là 6 và tiền đi ra là 8, nên ví hụt 2. Cùng một tháng vừa có lãi vừa mất tiền mặt. Đó chính là sự lệch về thứ tự.

Thứ 2 là trả một lần cả cục. Trả tiền thuê 6 tháng một lần, trả bảo hiểm 1 lần một năm, mua máy. Tiền ra hết trong tháng bạn trả, còn thứ bạn nhận lại từ khoản đó thì dùng cho những tháng sắp tới. Vì vậy tháng đã trả trông nặng và những tháng sau trông nhẹ. Nếu không xếp ra suốt cả một năm, bạn không biết tháng nào mới thật là tháng nặng.

Thứ 3 là hàng trong kho. Tiền ra vào ngày bạn mua, nhưng trong lúc hàng còn trên kệ thì chưa có gì xảy ra với tư cách việc buôn bán. Phải đến ngày món đó bán được, doanh thu và tiền đã trả cho món đó mới gặp nhau. Hàng trên kệ là tiền đã đổi hình. Vì thế tháng bạn nhập thêm hàng, tiền mặt giảm, và đó không phải là lỗ: tiền chỉ biến thành hàng. Nó thành lỗ thật khi hàng không bao giờ bán được.

Sự lệch cũng chạy theo chiều ngược lại: tháng mà tiền mặt tăng nhưng kết quả là lỗ. Nợ của tháng trước về cùng lúc, bạn được trả trước, bạn đi vay. Cái nào cũng làm ví nặng hơn mà không có nghĩa việc buôn bán tháng đó tốt. Tiền vay không phải doanh thu, còn tiền nhận trước là thứ bạn vẫn còn phải trả lại bằng hàng hoặc bằng công việc. Lơi tay trong một tháng ví nặng sẽ hiện ra ở tháng sau.

Vậy có 2 thứ phải nhìn: phép trừ mỗi tháng 1 lần, và chuyển động của cái ví. Chỉ nhìn phép trừ thì bạn cứ ghi lãi trên số tiền chẳng bao giờ về, rồi tắc lại vào ngày phải trả. Chỉ nhìn cái ví thì tháng nào có tiền về bạn cũng coi là tháng tốt. Một thứ thôi thì không đủ.

Chính tôi cũng đã đọc sai. Có vài khoản công ty chúng tôi trả 1 lần một năm, và tôi nhìn vào tháng đó rồi nghĩ là chúng tôi đã chi quá nhiều. Thực ra 1 lần trả đó bao cho 12 tháng. Chia đều ra thì không phải số lớn, mà tôi lại muốn đánh giá từ con số của tháng đã trả. Ngược lại, tôi cũng từng coi tháng mà các khoản thu về cùng lúc là tháng đang thuận.

Trong KAZENA Books mà chúng tôi làm, 2 thứ đó thành 2 bảng riêng. Khi tải lên biên lai, hoá đơn hoặc tệp CSV sao kê ngân hàng, AI đọc và đề xuất tài khoản, số tiền và thuế, rồi người dùng kiểm tra và phê duyệt. Từ những dòng đã được phê duyệt, bảng cho biết trong tháng đó đã xảy ra những gì với tư cách việc buôn bán và bảng cho biết hiện bạn đang có gì và đang nợ gì được lập tự động. Cái thứ nhất là thứ người ta gọi là báo cáo lãi lỗ, cái thứ hai là bảng cân đối. Hoá đơn cũng được tạo ở cùng chỗ đó, khoản khách nợ và khoản mình nợ được quản lý ở đó, nên ai còn nợ bao nhiêu cũng thấy được ở đó.

Về thuế. Tôi không phải người làm thuế cũng không phải luật sư, nên mọi quyết định về khai và nộp thuế xin hãy xác nhận với người có chuyên môn. Dù vậy, 1 điều có thể nói là: thứ người ta xem khi khai thường không phải chuyển động của tiền mặt, mà là những gì đã xảy ra với tư cách việc buôn bán. Nên nếu hàng bán cho nợ và hàng trong kho không được ghi ở đâu cả, về sau câu chuyện sẽ không khớp.

1 việc làm hôm nay. Lấy 1 tờ giấy và viết ra, tính đến hôm nay, những khoản tiền chưa vào và những khoản bạn chưa trả. Ai bao nhiêu, và đến khi nào. Chỉ thế thôi. Khoảng 15 phút là xong. Đặt bản danh sách đó bên cạnh số tiền trong ví, và ngay hôm nay bạn sẽ thấy tháng sau mình sẽ tắc ở chỗ nào.