Lãi hay lỗ: kiểm lại 1 lần mỗi tháng bằng 1 phép trừ

Có những lúc ai đó hỏi tháng trước có lãi không, mà ta không trả lời ngay được. Tháng đó có bận hay không thì cơ thể còn nhớ. Còn tháng đó có lãi hay không lại là chuyện khác. Có khi tháng bận nhất lại là tháng còn lại ít tiền nhất. Dù bạn chưa từng ghi sổ sách, vẫn có cách trả lời câu hỏi đó 1 lần mỗi tháng. Nếu đến giờ vẫn chưa có câu trả lời, chỉ là vì chưa từng có dịp kiểm lại thôi.

Kiểm lại 1 lần mỗi tháng là đủ. Đây không phải việc làm hằng ngày. Việc hằng ngày chỉ là ghi 1 dòng mỗi khi tiền dịch chuyển. Việc mỗi tháng là chia những dòng đó thành 3 nhóm, rồi làm 1 phép trừ.

Cách làm như sau. Cộng tất cả tiền vào trong tháng trước. Rồi cộng tiền bạn đã trả cho món hàng bạn bán. Rồi cộng tất cả các khoản chi khác: tiền thuê, tiền điện, điện thoại và dữ liệu, giao hàng, tiền công, phí chuyển tiền. Lấy số đầu trừ đi 2 số sau. Nếu còn lại thì tháng đó lãi, nếu thiếu thì tháng đó lỗ. Đến đây chưa dùng một thuật ngữ kế toán nào.

Có lý do để tách tiền trả cho món hàng bán ra khỏi các khoản chi khác. Loại thứ nhất lên xuống theo số lượng bán được. Loại thứ hai ra đi với số tiền như nhau, bán được hay không. Khi 2 loại này trộn vào nhau, bạn không đọc được điều gì đang xảy ra trong tháng doanh thu tăng. Khi tách ra, bạn tự trả lời được câu hỏi kiểu như cần bán thêm bao nhiêu món nữa mới bù được tiền thuê.

Có 1 nhóm rất dễ bỏ quên: phần của chính bạn. Nếu phần bạn lấy từ cửa hàng cho bản thân không được tính là chi phí, sẽ có những tháng trên giấy trông như có lãi, trong khi thứ không được trả công lại là sức lao động của bạn. Nếu coi tháng như thế là tháng tốt rồi tiếp tục làm như cũ, thứ tích lại chỉ là sự mệt mỏi.

Bản thân tôi đã từng hiểu sai. Những ngày đầu của công ty, tôi coi tháng có doanh thu cao hơn là tháng tốt. Thực tế là khi doanh thu tăng, các khoản chi đi kèm cũng tăng theo. Cho đến khi bắt đầu làm phép trừ mỗi tháng, tôi vẫn không nói được tháng nào thật sự tốt. Khi xếp 1 năm ra cạnh nhau, tháng bận nhất lại là tháng còn lại ít nhất.

Có 1 điều cần để ý. Tiền mặt trong tay tăng lên không đồng nghĩa với có lãi. Hàng bán nợ thì chưa thành tiền mặt, còn tiền thuê trả trước 6 tháng thì đã ra đi trước. Vậy nên nếu chỉ dựa vào tiền trong ví để kết luận tháng tốt hay tháng xấu, độ lệch thời điểm sẽ làm bạn vấp. Chuyện này dài, tôi xin viết vào lần khác.

Tôi cũng viết về những tháng lỗ. Lỗ 1 tháng không phải lý do để đóng cửa hàng. Điều cần xem là nhóm nào trong 3 nhóm đó lớn. Tiền trả cho món hàng bán quá nặng, hay các khoản chi khác đã dồn lại. Nếu là loại thứ nhất, câu chuyện là về giá bán hoặc về nơi mua hàng. Nếu là loại thứ hai, câu chuyện là đếm lại những thứ ra đi với số tiền như nhau mỗi tháng. Cùng một con số lỗ, nhưng việc cần làm tiếp lại khác nhau.

Tháng có lãi cũng không nên kết thúc ở đúng một chữ lãi. Phép trừ này không cho biết món hàng nào là món để lại tiền. Nhưng khi xếp các tháng cạnh nhau, hình dáng của tháng tốt và tháng xấu bắt đầu hiện ra. Là do mùa vụ, hay là tháng bạn đã thay đổi một cách làm nào đó. Khi đã góp được chừng 3 tháng số liệu xếp cạnh nhau, thói quen của chính việc kinh doanh của bạn sẽ hiện ra.

KAZENA Books mà chúng tôi làm là công cụ để không phải làm phép trừ này bằng tay. Tải lên hóa đơn, chứng từ hoặc tệp CSV sao kê ngân hàng, AI đọc bằng OCR và đề xuất tài khoản, số tiền và thuế; người dùng kiểm tra rồi phê duyệt. Từ những dòng đã được phê duyệt, bảng cân đối thử, báo cáo lãi lỗ, bảng cân đối kế toán và sổ cái được tạo tự động và xuất ra CSV hoặc PDF bất cứ lúc nào. Cái bảng được gọi là báo cáo lãi lỗ chính là kết quả của phép trừ này.

Dù vậy, dù có công cụ, người vẫn là bên quyết định một khoản chi có thuộc về cửa hàng hay không. Và dòng chưa từng được ghi thì không công cụ nào tạo ra được. Làm bằng giấy và bút chì, phép trừ này vẫn cho cùng một câu trả lời. Vì thế thử làm 1 lần còn nhanh hơn chọn công cụ trước.

Xin nói thêm về thuế. Tôi không phải người làm thuế cũng không phải luật sư, nên các quyết định về khai và nộp thuế xin hãy xác nhận với người có chuyên môn. Điều tôi có thể nói là nội dung được hỏi vào kỳ khai thuế gần như cũng là 3 nhóm đó. Làm 1 lần mỗi tháng thì việc phải nhớ lại cả 1 năm vào kỳ ấy sẽ bớt đi.

Một việc để làm hôm nay. Hôm nay là giữa tháng cũng không sao. Lấy tiền đã vào, tiền đã trả cho món hàng bán, và tất cả các khoản chi khác, từ đầu tháng này đến hôm nay, chia thành 3 nhóm, rồi làm phép trừ 1 lần. Khoảng 15 phút là xong. Hôm nay chưa cần lo câu trả lời có chính xác hay không. Điều quan trọng là câu hỏi đến giờ chưa có đáp án, nay đã có 1 đáp án, bằng con số của chính bạn.