Những điều quá bình thường để ai đó nói ra

Hôm nay tròn 1 tháng kể từ ngày tôi đến Jakarta. Tôi hạ cánh ngày 30 tháng 7 và ở lại thành phố này đến ngày 26 tháng 9 để gia hạn visa lao động. Giữa các cuộc hẹn giấy tờ, tôi gặp gỡ mọi người và chúng tôi nói chuyện về màn hình. Trong tất cả những gì học được tháng này, phần có tác dụng nhất đều không nằm trong cuốn cẩm nang nào. Không phải bị bỏ sót, mà vì không ai nghĩ đó là điều cần viết ra.

Điều đầu tiên là chính hóa đơn PDF do chúng tôi xuất ra. Tôi in nó ra và đưa cho V xem. Chị là kế toán ở Jakarta và đã hơn 20 lần thử KAZENA Books bằng dữ liệu thật của văn phòng mình. Chị cầm tờ giấy lên, im lặng một lát, rồi nói tài liệu thế này thì không gửi đi được. Không phải chuyện con số. Phần trên bị trống, chị nói vậy.

Ý chị là KOP: dải thông tin ở đầu văn bản gồm tên công ty, địa chỉ, số điện thoại và mã số thuế NPWP. Ở đây dải đó là thứ đương nhiên phải có, và một tờ giấy thiếu nó không phải lúc nào cũng được coi là văn bản chính thức. Trên đầu bản PDF của chúng tôi chỉ có 1 logo nhỏ ở góc trái. Chúng tôi bê nguyên thói quen hóa đơn của Nhật sang và tưởng rằng chỉ cần logo là đủ.

Vì sao suốt thời gian qua không ai nhắc đến điều đó, đây là câu hỏi tôi nghĩ nhiều nhất trong tháng này. V không hề giấu giếm gì. Với chị, KOP cũng bình thường như chuyện giấy thì phải có mực, không phải điều cần giải thích. Còn về phía chúng tôi, người ta không thể hỏi về thứ mình không biết là có. Cho đến khi tờ giấy đầu tiên được in ra và đặt lên bàn, câu hỏi ấy chưa từng nảy ra trong đầu ai.

Cùng ngày hôm đó tôi học được điều thứ hai: con dấu công ty đóng bên cạnh chữ ký. Một văn bản chỉ có chữ ký trông như còn dở dang, chị nói. Bản PDF của chúng tôi có ô chữ ký, nhưng chiều cao không đủ để chừa chỗ cho con dấu. Đóng vào thì hoặc đè lên chữ, hoặc tràn ra ngoài khung. Ô đó có tồn tại, chỉ là không dùng được.

Chúng tôi cũng nói về tem thuế. Một số loại văn bản cần tem trị giá 10.000 rupiah, và hiện nay bản điện tử cũng đã được dùng. Văn bản nào cần thì tùy vào bản chất của văn bản đó, nên ở đây tôi không dám khẳng định. Điều chắc chắn là mẫu của chúng tôi hoàn toàn không có chỗ để đặt nó. Không phải chúng tôi không biết quy định; chúng tôi biết, mà vẫn không chừa chỗ trên trang giấy.

Cách hiểu về chứng từ cũng khác. Chúng tôi xây dựng như thể mỗi lần chi tiền đều có giấy biên nhận đi kèm. Trong thực tế ở đây, ảnh chụp xác nhận chuyển khoản chính là chứng từ được chuyền tay. Nếu không có chỗ đính ảnh vào một giao dịch, tấm ảnh đó sẽ nằm lại trong điện thoại của một người nào đó. Thứ gì không có chỗ trong phần mềm thì sẽ mất đi trong công việc thật.

Xin viết đôi dòng về giấy viết tay. Ở quán warung gần văn phòng, hóa đơn được viết tay là chuyện đương nhiên. Hàng nghìn được ngăn bằng dấu chấm, có người viết K thay cho 1.000, có người viết rb, và tên món được viết tắt theo kiểu chỉ người bán mới đọc được. Một buổi trưa sau khi ăn nasi padang, tôi thử đưa ngay 1 tờ hóa đơn nhận được vào bộ đọc của chúng tôi. Một nửa đọc được, một nửa thì không. Tôi chưa từng thấy thứ được xây từ những ảnh mẫu ngay ngắn sẽ ra sao khi đứng trước loại giấy như thế.

Đây là những gì chúng tôi đã sửa. Có 3 loại văn bản: hóa đơn, giấy biên nhận và chứng từ khấu trừ thuế. Giờ đây phía trên có dải KOP, lấy tên công ty, địa chỉ và NPWP từ phần cài đặt. Ô chữ ký được nâng cao hơn, chừa khoảng trống để con dấu không đè lên chữ. Có 1 vị trí được ấn định cho tem thuế. Và một giao dịch giờ có thể đính kèm ảnh, để ảnh xác nhận chuyển khoản có chỗ của nó. Tổng cộng là 4 thay đổi. Không thay đổi nào khó về mặt lập trình. Cái khó là nhận ra rằng chúng cần thiết.

Anh E cũng xem mẫu mới. Anh sống ở một thị trấn nhỏ cách Jakarta khá xa và nhìn thấy những tờ giấy hơi khác với tôi. Điều anh nói là địa chỉ phải được phép chạy sang 2 dòng. Địa chỉ ở thị trấn của anh rất dài, từ RT/RW cho đến kelurahan và kecamatan. Khung tôi làm chỉ cao 1 dòng và lặng lẽ cắt bỏ phần thừa. Nếu tôi chỉ từng nhìn địa chỉ ở thành phố này, chắc chúng tôi đã phát hành đúng như vậy.

Sai lầm về thiết kế nằm bên dưới tất cả những chuyện này rất dễ nói ra. Một văn bản chưa kết thúc ở khoảnh khắc chúng tôi tạo ra nó. Sau đó nó còn đi qua bàn kế toán của đối tác, quầy thuế, và giá lưu trữ nhiều năm sau. Thứ chúng tôi làm ra là tờ giấy trông đúng trên màn hình. Thứ cần có là tờ giấy đi lọt những chiếc bàn phía sau. Cả hai đều ra khỏi cùng một phần mềm theo cùng một cách, và chúng không phải là một.

Những gì tôi học được trong tháng này chỉ là những thứ tôi tình cờ va phải. Tôi biết vì đã in ra rồi đưa cho ai đó xem, hoặc vì đi ăn. Không có điều nào đến từ việc tra cứu có hệ thống. Vậy nên nói rằng đây là những điều không thể biết được qua màn hình thì chắc là không đúng. Không phải không thể biết. Chỉ là tôi chưa từng hỏi.

Xin nói rõ. Tôi không phải kế toán thuế. Văn bản nào cần tem thuế, và hóa đơn phải ghi những gì, tùy thuộc vào bản chất văn bản và hình thức giao dịch, hơn nữa quy định cũng thay đổi theo thời gian. Những gì viết ở đây là những điều tôi được chỉ dạy tại chỗ và những gì vì thế mà chúng tôi đã sửa trong phần mềm của mình. Về mẫu biểu bạn thực sự cần, xin hãy xác nhận với chuyên gia.

Tôi có một mong muốn. Bạn hãy in thử một văn bản do KAZENA tạo ra, và nếu nó không giống tờ giấy bạn vẫn dùng, hãy cho tôi biết khác ở chỗ nào. Một câu ngắn rằng phần trên bị trống đã làm sụp đổ cả tháng giả định của tôi. Chính những điều bạn cho là quá hiển nhiên để nói ra mới là những điều chúng tôi không biết.