Quản lý tiền của việc kinh doanh là xem 3 con số vào cuối tháng

Tháng sau có trả được tiền hàng nhập không? Trả tiền thuê rồi thì còn lại gì trong tay không? Để biết những điều đó vào cuối tháng, bạn không cần một bộ sổ sách đầy đủ. Có 3 con số là đủ: tiền đang có trong tay, tiền chưa vào, và tiền chưa trả.

Cách nói quản lý tiền nghe to tát, như thể phải đi học trước đã. Thật ra việc phải làm chỉ là ghi 3 con số đó vào cùng một chỗ, mỗi tháng 1 lần. Người chưa từng làm sổ sách vẫn làm được. Thậm chí nếu làm được tới đó, một nửa mục đích của sổ sách đã đạt rồi.

Con số thứ 1 là tiền đang có trong tay: tiền mặt trong ngăn kéo, số dư trong tài khoản ngân hàng, và số dư trong ví điện tử, cộng lại thành 1 con số. Cộng lại thành 1 mới là điểm chính, vì nhìn riêng từng chỗ thì luôn có cảm giác đâu đó vẫn còn. Có 1 điều cần lưu ý: nếu tiền của cửa hàng và tiền của bạn nằm trong cùng một tài khoản thì con số này không đếm được. Nếu còn lẫn nhau, việc tách ra phải làm trước.

Con số thứ 2 là tiền chưa vào: hàng đã bán mà chưa nhận được tiền. Nếu bạn giao vào cuối tháng và được trả vào tháng sau thì luôn có một phần như vậy. Điều quan trọng ở đây không chỉ là tổng số, mà là ai, bao nhiêu, và trước ngày nào.

Con số thứ 3 là tiền chưa trả: tiền hàng cho nhà cung cấp, tiền thuê, tiền trả nợ vay, tiền công. Ở đây cũng vậy, hãy ghi ngày phải trả bên cạnh số tiền.

Trong con số thứ 3 đó có cả tiền thuế. Đây là loại chi trả mà bên kia không chờ, và thời hạn thì không phải mình muốn dịch là dịch được. Xin viết thật 1 điều: tôi không phải người làm thuế cũng không phải người làm luật, nên thuế nào đến hạn khi nào và bao nhiêu, xin hãy xác nhận với người có chuyên môn. Điều tôi nói được trong bài này chỉ là: nếu không ghi những thời hạn ấy vào con số thứ 3 của bạn, phán đoán cuối tháng của bạn sẽ lệch.

Chỉ xem 1 trong 3 con số thì không quyết được gì. Tháng có nhiều tiền trong tay vẫn thiếu nếu các khoản phải trả của tháng sau nặng. Tháng ít tiền vẫn có thể qua được nếu có tiền vào trước ngày phải trả. Chỉ khi đặt cả 3 con số cạnh nhau, bạn mới thấy tháng sau mình có vướng hay không.

Ngày đi trước số tiền. Tôi đã coi nhẹ chỗ này rất lâu. Tôi so tổng số sẽ vào với tổng số sẽ ra, và nếu bên vào lớn hơn thì tôi nghĩ là ổn. Nhưng tổng số đủ mà thứ tự không khớp thì vẫn tắc ở giữa đường. Xin đặt vài con số giả định, chỉ để thấy hình dáng. Trong tay có 3, sẽ vào 10, sẽ ra tổng cộng 8. Tính tổng thì đủ. Nhưng nếu khoản ra rơi vào ngày 5 và ngày 10, còn khoản vào mới tới ngày 25, thì tới ngày 10 bạn đã thiếu.

Khi ghi 3 con số vào cuối tháng, nếu bạn viết ngày bên cạnh số tiền thì chuyện này hiện ra trước. Hiện ra trước thì có việc làm được: xin được trả sớm hơn, xin lùi ngày trả, hoặc nhập ít hàng hơn trong tháng đó. Không cách nào kịp nếu chỉ nhận ra trước đó 1 ngày.

3 con số này không phải để giữ làm hồ sơ. Chúng để quyết định. Có nên nhập thêm hàng, có nên mua máy, có nên thêm một người, có nên trả lương cho chính mình. Việc nào cũng vậy, có 1 tờ giấy chứa cả 3 con số thì bạn quyết bằng cái mình thấy, chứ không phải bằng cảm giác. Lý do thật sự của việc làm sổ sách, tôi nghĩ nằm ở đây, chứ không phải ở việc ghi lại quá khứ.

Trong KAZENA Books mà chúng tôi làm, con số thứ 2 và thứ 3 hiện ra bằng màu vàng. Những gì chưa vào và những gì chưa trả được tô màu, và màu vàng nghĩa là chưa xong, nên bạn có thể lọc ra xem riêng những gì còn treo lại.

Phần ghi chép gốc cũng không phải tự tay nhập hết. Bạn đưa vào hóa đơn bán lẻ, hóa đơn, hoặc tệp CSV sao kê ngân hàng, AI đọc bằng OCR rồi đề xuất tài khoản, số tiền và thuế; người dùng kiểm tra và phê duyệt. Hóa đơn cũng lập ngay ở đó, và ai còn nợ mình bao nhiêu, mình còn nợ ai bao nhiêu, đều được quản lý tại đó. Nhưng bản thân công cụ không quan trọng đến thế. Giấy cũng được. Quan trọng là cả 3 con số nằm cùng một chỗ và mỗi tháng bạn nhất định xem chúng 1 lần.

Có 1 việc làm được hôm nay. Hãy ghi 3 con số của hôm nay vào 1 chỗ: tiền đang có trong tay, tiền chưa vào, và tiền chưa trả, kèm tên và ngày cho 2 con số sau. Rồi vào cuối tháng sau, ghi lại đúng 3 con số đó vào đúng chỗ đó. Ghi 2 lần là bạn thấy được chúng đang tăng hay đang giảm. Lần đầu mất khoảng 30 phút; từ lần sau chỉ 10 phút.