Gõ tay 1 tờ hóa đơn mất 40 giây. Để hệ thống đọc chính tờ đó từ ảnh chụp, kiểm lại những gì hiện ra rồi mới lưu thì mất 1 phút 20 giây. Đó là con số tôi có được cuối tháng 8, sau khi bấm giờ 20 tờ ngay trên bàn mình. Tính năng chúng tôi làm ra để việc nhập liệu nhẹ đi, khi ấy lại khiến thời gian tăng đúng 2 lần.
Nguyên nhân không nằm ở độ chính xác của việc đọc, mà ở chữ nghĩa trên màn hình. Đọc xong, phía trên các ô nhập hiện ra một dải 1 dòng: nội dung này do AI ước tính, xin kiểm tra trước khi lưu. Chúng tôi đã tưởng mình viết như vậy là trung thực.
Trong số các ô xếp dưới dải đó, tổng tiền, ngày, đơn vị tiền tệ và tên cửa hàng đều là bản sao của những ký tự hiện rõ trong ảnh. Hoặc là đọc được, hoặc là không; không có trạng thái ở giữa. Khi đọc được, con số nằm ở đó chính là con số ghi trên giấy.
Trong khi đó, cùng màn hình ấy còn chứa những giá trị không được viết ở bất cứ đâu trong ảnh. Đó là tài khoản kế toán. Là việc khớp với một đối tác đã đăng ký để điền vào ô đối tác. Là cách xử lý thuế đầu vào. Tất cả đều do phía chúng tôi chọn. Vậy mà chính những ô đó lại không mang dấu hiệu nào. Dải chữ chỉ có 1 dải ở đầu màn hình, còn ngay tại chỗ các giá trị thì không viết gì cả.
Nghĩa là chữ ước tính được chúng tôi dán lên phần chắc chắn. Còn phần thật sự phỏng đoán thì không ghi gì hết. Treo 1 chữ lên tất cả cũng như không nói gì về chỗ nguy hiểm nằm ở đâu. Báo cáo của V có hình dạng thế này: nếu tất cả đều là ước tính thì tôi phải kiểm tra tất cả. Chị là kế toán ở Jakarta, vẫn thử KAZENA Books bằng dữ liệu thật của văn phòng mình.
Chuyện đã xảy ra như sau. Khi đọc một tờ hóa đơn viết tay, tên cửa hàng bị khớp với đối tác đã đăng ký có cách viết gần giống nhất. Ký tự đã được đọc đúng. Chỉ cách khớp là sai. Trên màn hình hiện tên đối tác đó, mà không có chữ nào nói tên ấy từ đâu ra. 3 tuần sau chúng tôi mới biết, vì tổng tháng của đối tác đó trông lớn hơn thực tế. Chỗ sai chỉ 1 chỗ, số tiền nhỏ, và chưa có gì được nộp đi. Chúng tôi đã sửa, nhưng người phát hiện không phải chúng tôi.
Vì sao lại thành ra như vậy. Dải chữ kia là một câu chỉ viết một lần, lúc dựng màn hình. Còn các giá trị lại được tạo ở nơi khác. Phần lắp ráp kết quả đọc và phần điền vào những ô còn thiếu được viết tách rời, và cả hai đều không có cái miệng nào để nói cho màn hình biết mình vừa làm gì. Độ chắc chắn mà không đi cùng giá trị thì chẳng bao giờ tới được chỗ giá trị đang nằm.
Chỗ đã sửa là thế này. Mỗi ô giờ mang 1 trong 3 trạng thái. Thứ nhất là giá trị đọc từ giấy; nhấn vào thì vị trí tương ứng trong ảnh sẽ được khoanh lại cho xem. Thứ hai là giá trị do chúng tôi bổ sung; ngay dưới ô đó ghi ngắn gọn chúng tôi bổ sung dựa vào đâu. Thứ ba là ô không đọc được.
Trạng thái thứ ba khiến chúng tôi cân nhắc lâu nhất. Trước đây, những ô không đọc được chúng tôi vẫn điền vào một giá trị trông có vẻ hợp lý, vì trả về ô trống làm tính năng trông yếu ớt. Bây giờ chúng tôi trả về đúng ô trống và ghi rõ cái gì không đọc được: không đọc được ngày. Sau khi đổi, tỷ lệ ô trả về trống tăng từ 2% lên 9%. Con số lớn hơn mới là con số đúng. Một phần trong 2% cũ chính là giá trị do chúng tôi tạo ra.
Những giá trị bổ sung cũng được sửa. Việc khớp đối tác nay ghi hẳn tên ra: chúng tôi đã khớp với đối tác đã đăng ký Toko A. Chúng tôi từng nghĩ đến việc hiện điểm số cho biết mức độ chắc chắn của phép khớp, rồi bỏ ý định đó. Nhìn thấy con số 0.82 không làm thay đổi việc người dùng sẽ làm tiếp theo. Còn khi tên hiện ra, ai biết là sai sẽ nhận ra ngay tại chỗ. Việc hoàn tác được làm thành 1 thao tác ngay cạnh ô đó.
Chữ nghĩa cũng được thay. Chúng tôi gỡ từ AI ra khỏi toàn bộ phần chú thích của các ô. Điều quan trọng với người dùng không phải giá trị đó đến từ bộ phận nào trong phần mềm của chúng tôi, mà là nó đến từ tờ giấy của họ hay do chúng tôi quyết. Từ ước tính chỉ còn giữ lại ở những ô do chúng tôi quyết.
Chúng tôi đo lại. Mỗi tờ hóa đơn, từ lúc cho đọc đến lúc lưu, mất 35 giây. Ngắn hơn gõ tay là vì số ô phải kiểm đã ít đi, chứ không phải vì việc đọc chính xác hơn; phần đó chúng tôi không đụng tới. Trước mỗi lần phát hành, E chụp ảnh hóa đơn bằng máy của mình rồi thử. Anh ở một thị trấn nhỏ cách Jakarta khá xa, và trong những tấm ảnh chụp lúc chiều tối trước một cửa hàng thiếu sáng, số ô không đọc được còn nhiều hơn nữa. Ở những nơi như thế, một màn hình dám thành thật nói rằng không đọc được lại hữu ích hơn.
Xin nói rõ cho chắc. Tôi không phải là chuyên gia thuế. Cách chọn tài khoản kế toán, cách xử lý thuế đầu vào, và những gì được chấp nhận làm chứng từ, tất cả đều do phía quy định định đoạt và vẫn đang thay đổi. Những gì viết ở đây là ghi chép về cách chúng tôi sửa lại chữ nghĩa trên màn hình của chính mình. Với quyết định thực tế, xin hãy xác nhận với người có chuyên môn.
Cuối cùng là một lời nhờ. Nếu bạn từng nhìn một màn hình KAZENA mà không phân biệt được giá trị trong đó đến từ chứng từ của chính bạn hay do chúng tôi đặt vào, xin hãy cho tôi biết. Đọc sai thì sớm muộn cũng sẽ xảy ra. Điều phiền hơn thế là phải rà lại toàn bộ vì không biết phải nhìn vào đâu. Đó là lỗi của chúng tôi vì đã không viết ra.
Hãy cho chúng tôi biết bạn nghĩ gì
Cảm giác khi dùng các ứng dụng KAZENA, điều gì chúng tôi nên sửa, những tính năng bạn ước có — nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa, hay làm nghề tự do ở Indonesia hoặc Philippines, tiếng nói của bạn chính là điều chúng tôi mong được nghe nhất. Những tin nhắn bằng tiếng Indonesia hoặc tiếng Anh sẽ được trả lời bởi các đồng đội hiểu thị trường của bạn từ bên trong. KAZENA Books đã được ấn định ra mắt tại Philippines và Indonesia — và nếu công ty của bạn muốn đưa nó đến các quốc gia khác với tư cách đối tác, hoặc quan tâm đến việc mua lại hệ thống, chúng tôi cũng rất mong nhận được liên hệ từ bạn. Chúng tôi cũng nhận phát triển hệ thống mới. Chúng tôi là một đội nhỏ, nên không phải lúc nào cũng có thể bắt tay ngay — nhưng những gì chúng tôi xây dựng đều mang chất lượng made-in-Japan và luôn bám sát cách công việc kinh doanh thực sự vận hành ở đây, từng dự án một.
Liên hệ với chúng tôi