Chúng tôi quyết định không làm quản lý tồn kho

Có tin từ E. E là người bạn đồng hành người Indonesia đã làm việc bên cạnh tôi từ những ngày đầu tiên (theo nguyện vọng của anh ấy, ở đây tôi chỉ viết chữ cái đầu). Một người bạn của anh mở cửa hàng thú cưng, và đã đồng ý ngồi xuống xem KAZENA Books một cách nghiêm túc. Đây là bản báo cáo ấy. Thành thật mà nói, những nhận xét đó nghe rất khó chịu. Và chúng hoàn toàn đúng.

Ý của anh là: KAZENA Books vốn được thiết kế với các doanh nghiệp dịch vụ trong đầu. Một cửa hàng mua hàng về rồi bán lại thì không có danh mục sản phẩm, không có chi tiết mua hàng, không có giá vốn cho từng mặt hàng. Thiếu những thứ đó, một cửa hàng thú cưng không thể tính đúng lợi nhuận thật của mình. Tôi không có gì để phản bác. Tôi chỉ có thể cảm ơn, rồi ngồi xuống suy nghĩ.

Tôi nghĩ về nó khá lâu, và quyết định đưa ra khiến chính tôi bất ngờ: chúng tôi sẽ không làm quản lý tồn kho. Bước đi hiển nhiên hẳn là thêm số lượng tồn, kho hàng, nhập xuất, mã vạch. Nhưng mảnh đất đó đã có các hệ thống POS và ứng dụng kho làm rất tốt rồi. Nếu chúng tôi lao vào đó, chúng tôi chỉ trở thành một bản sao yếu hơn của POS, đồng thời trao cho khách hàng một gánh nặng mới: kiểm kho, máy quét mã vạch, quy tắc kho bãi. Tệ nhất là chúng tôi sẽ đánh mất điều người ta yêu thích nhất ở KAZENA Books: sự đơn giản. Điều đó tôi không đánh đổi.

Vì vậy tôi đổi câu hỏi. Câu hỏi thật sự không phải 'doanh nghiệp dịch vụ hay cửa hàng?' Mà là: ai nắm sự thật về số lượng, và ai nắm sự thật về tiền? Số lượng — tồn kho, mã vạch, kho hàng — thuộc về POS. Việc của chúng tôi là kế toán: giá vốn, giá vốn hàng bán, phân bổ cước vận chuyển và thuế nhập khẩu, giá vốn từng mặt hàng, và cách xử lý thuế. Đó mới là chỗ đứng của KAZENA Books.

Khi điều đó đã rõ, tôi quay lại khảo sát kỹ và có một điều làm tôi ngạc nhiên. Rất ít người có hình dung rõ ràng về việc chi phí nào thật sự thuộc về giá vốn của một sản phẩm. Theo những gì chúng tôi tìm hiểu, ngay cả các phần mềm kế toán nổi tiếng cũng không xử lý trực tiếp phép tính này, hoặc đẩy nó lên gói cao hơn hay vào một hệ ERP nặng nề. Thay vì chật chội, mảnh đất này gần như còn trống.

Bản thân nguyên tắc rất đơn giản khi nói thẳng ra. Cước vận chuyển, thuế nhập khẩu, bảo hiểm và phí thông quan thuộc về giá vốn hàng hóa. Còn thuế GTGT hàng nhập khẩu (PPN Impor) và PPh 22 thì tuyệt đối không được đưa vào. Thuế GTGT hàng nhập khẩu là thuế đầu vào được khấu trừ; PPh 22 là thuế thu nhập nộp trước. Đưa chúng vào giá vốn thì giá vốn bị thổi phồng, đồng thời phần thuế lẽ ra được khấu trừ cũng mất. Một sai lầm, thiệt hai lần.

Một ví dụ nhỏ. Bạn nhập 10 đơn vị với giá Rp100.000 mỗi đơn vị: hàng hóa trị giá Rp1.000.000. Cộng cước vận chuyển Rp200.000 và thuế nhập khẩu Rp100.000, giá vốn là Rp1.300.000 — tức Rp130.000 mỗi đơn vị. Giả sử thuế GTGT hàng nhập là Rp143.000 và PPh 22 là Rp32.500. Nếu gộp chúng vào giá vốn, con số thành Rp1.475.500, tức Rp147.550 mỗi đơn vị — cao hơn con số đúng hơn 13% — và bạn cũng buông mất Rp143.000 lẽ ra có thể khấu trừ. Mọi biên lợi nhuận bạn tính sau đó đều sai theo.

Vậy nên đây là những gì đã đi vào KAZENA Books. Nhập giá trị hàng tồn cuối kỳ và giá vốn hàng bán ra đúng. Một trang sản phẩm hiển thị tồn kho, giá vốn bình quân di động và lợi nhuận gộp của từng mặt hàng. Cước vận chuyển và thuế nhập khẩu được phân bổ cho các sản phẩm một cách tự động. Thuế GTGT hàng nhập và PPh 22 được giữ đúng bên ngoài giá vốn. Và một AI đọc các dòng chi tiết trên hóa đơn mua hàng, rồi ghi nhớ tên sản phẩm của nhà cung cấp đó cho lần sau.

Có một điều kiện tôi tự đặt ra cho mình trước khi viết bất kỳ dòng nào: tất cả những thứ này không xuất hiện trừ khi bật Chế độ Bán lẻ. Nếu bạn làm dịch vụ, KAZENA Books bạn nhìn thấy vẫn đúng như trước. Không đổi lấy một pixel.

Một lời thành thật: tính năng này đang được các chủ cửa hàng thật kiểm thử ngay lúc này, và tôi là người làm sản phẩm, không phải chuyên gia thuế. Việc nhập khẩu và cách xử lý thuế khác nhau giữa các doanh nghiệp, nên xin hãy xác nhận quyết định cuối cùng với một chuyên gia. Điều chúng tôi có thể làm là sắp xếp các con số sao cho việc xác nhận ấy diễn ra nhanh.

Cuối cùng, có một điều tôi thật sự muốn viết ra ở đây. Gửi người bạn của E: cảm ơn anh, từ tận đáy lòng. Anh chẳng có nghĩa vụ nào phải giúp chúng tôi. Vậy mà anh vẫn dành thời gian, và kể cho tôi nghe việc mở một cửa hàng thật sự là như thế nào — và anh nói sự thật, thay vì một lời khen cho phải phép. Không có điều đó, KAZENA Books hẳn vẫn còn dang dở với bất kỳ ai mua hàng về rồi bán lại. Thứ làm đổi hướng sản phẩm này không phải là tôi, mà là những lời anh nói. Cảm ơn anh rất nhiều. Và cảm ơn E, người đã tạo ra cuộc trò chuyện ấy.

Những nhận xét đó không dễ nghe, và chúng là thứ giá trị nhất tôi nhận được trong tháng này. Tôi thà nghe về vấn đề tiếp theo thật sớm còn hơn phát hiện ra nó sau khi phát hành. Nếu bạn đang mở cửa hàng và có gì còn thiếu, hãy nói với tôi — mỗi tin nhắn tôi đều tự mình đọc.