การจัดการเงินของธุรกิจ คือการดูตัวเลข 3 ตัวในวันสิ้นเดือน

เดือนหน้าจะจ่ายค่าของที่สั่งเข้าร้านได้ไหม จ่ายค่าเช่าแล้วยังเหลืออะไรอยู่ในมือหรือเปล่า การจะรู้เรื่องแบบนี้ในวันสิ้นเดือน ไม่จำเป็นต้องทำบัญชีให้ครบทั้งหมด มีตัวเลข 3 ตัวก็พอ คือเงินที่มีอยู่ในมือ เงินที่ยังไม่เข้า และเงินที่ยังไม่ได้จ่าย

คำว่าจัดการเงิน ฟังดูใหญ่ เหมือนต้องไปเรียนมาก่อน แต่เนื้อในมีแค่การจดตัวเลข 3 ตัวนี้ไว้ที่เดียวกัน เดือนละ 1 ครั้ง คนที่ไม่เคยทำบัญชีก็ทำได้ และถ้าทำได้เท่านี้ ครึ่งหนึ่งของเหตุผลที่คนทำบัญชีก็สำเร็จไปแล้ว

ตัวที่ 1 คือเงินที่มีอยู่ในมือ เงินสดในลิ้นชัก ยอดในบัญชีธนาคาร และยอดในกระเป๋าเงินอิเล็กทรอนิกส์ รวมกันให้เป็นตัวเลขเดียว การรวมให้เป็นตัวเลขเดียวคือหัวใจ เพราะถ้าดูแยกกัน จะรู้สึกเสมอว่ายังเหลืออยู่ที่ไหนอีก มีข้อควรระวัง 1 ข้อ ถ้าเงินของร้านกับเงินของตัวเองอยู่ในบัญชีเดียวกัน ตัวเลขนี้นับไม่ได้ ถ้ายังปนกันอยู่ แยกออกจากกันก่อนจะดีกว่า

ตัวที่ 2 คือเงินที่ยังไม่เข้า ของขายไปแล้วแต่ยังไม่ได้รับเงิน ถ้าส่งของสิ้นเดือนแล้วรับเงินเดือนถัดไป ก็ย่อมมีอยู่เสมอ สิ่งที่สำคัญตรงนี้ไม่ใช่แค่ยอดรวม แต่เป็นว่าใคร เท่าไร และภายในวันไหน

ตัวที่ 3 คือเงินที่ยังไม่ได้จ่าย ค่าของที่ต้องจ่ายให้ผู้ขาย ค่าเช่า ค่าผ่อนเงินกู้ ค่าจ้าง ตรงนี้ก็เหมือนกัน ให้เขียนวันที่ต้องจ่ายไว้ข้างจำนวนเงิน

ในตัวที่ 3 นี้ มีภาษีรวมอยู่ด้วย เป็นการจ่ายแบบที่ปลายทางไม่รอ และกำหนดเวลาก็ไม่ใช่สิ่งที่เราขยับได้เอง ขอเขียนตามตรง 1 เรื่อง ผมไม่ใช่นักบัญชีภาษีและไม่ใช่นักกฎหมาย ภาษีตัวไหนครบกำหนดเมื่อไรและเท่าไร ขอให้ยืนยันกับผู้เชี่ยวชาญ สิ่งที่ผมพูดได้ในบทความนี้มีแค่ว่า ถ้าไม่เขียนกำหนดเวลาเหล่านั้นลงไปในตัวเลขตัวที่ 3 การตัดสินใจในวันสิ้นเดือนจะคลาดเคลื่อน

ดูเพียง 1 ตัวจาก 3 ตัวนี้ ตัดสินใจอะไรไม่ได้ เดือนที่มีเงินในมือมาก ก็ยังไม่พอถ้าเดือนหน้าต้องจ่ายหนัก เดือนที่มีเงินน้อย ก็อาจผ่านไปได้ถ้ามีเงินเข้าก่อนวันที่ต้องจ่าย ต่อเมื่อวางทั้ง 3 ตัวเรียงกัน จึงจะเห็นว่าเดือนหน้าตัวเราจะลำบากหรือไม่

วันที่มาก่อนจำนวนเงิน ผมมองข้ามเรื่องนี้มานาน ผมเอายอดรวมที่จะเข้ามาเทียบกับยอดรวมที่จะออกไป ถ้าฝ่ายเข้ามากกว่าก็คิดว่าไม่มีปัญหา แต่ยอดรวมพอ ถ้าลำดับไม่ตรงกัน ก็ติดขัดกลางทาง ขอใส่ตัวเลขสมมติเพื่อให้เห็นรูปร่าง มีอยู่ในมือ 3 จะเข้ามา 10 และจะออกไปรวม 8 ยอดรวมถือว่าพอ แต่ถ้าที่ออกไปตกวันที่ 5 กับวันที่ 10 ส่วนที่เข้ามาคือวันที่ 25 ถึงวันที่ 10 ก็ไม่พอแล้ว

เวลาจดตัวเลข 3 ตัวในวันสิ้นเดือน ถ้าเขียนวันที่ไว้ข้างจำนวนเงิน เรื่องแบบนี้จะเห็นล่วงหน้า พอเห็นล่วงหน้า ก็มีสิ่งที่ทำได้ ขอให้เงินเข้าเร็วขึ้น ขอเลื่อนวันจ่ายออกไป หรือสั่งของเข้าร้านน้อยลงในเดือนนั้น ทุกทางนี้ ถ้ารู้ตัวก่อนหน้าเพียงวันเดียวก็ไม่ทัน

ตัวเลข 3 ตัวนี้ ไม่ได้ดูไว้เพื่อเก็บเป็นบันทึก แต่ดูไว้เพื่อตัดสินใจ จะสั่งของเพิ่มได้ไหม จะซื้อเครื่องได้ไหม จะเพิ่มคนอีกหนึ่งคนได้ไหม จะจ่ายค่าจ้างให้ตัวเองได้ไหม ทุกข้อ ถ้ามีกระดาษ 1 แผ่นที่มีตัวเลขทั้ง 3 อยู่ ก็ตัดสินใจจากสิ่งที่เห็น ไม่ใช่จากความรู้สึก เหตุผลจริง ๆ ของการทำบัญชี ผมคิดว่าอยู่ที่ตรงนี้ ไม่ใช่การจดอดีตไว้

ใน KAZENA Books ที่เราทำอยู่ ตัวที่ 2 และตัวที่ 3 จะขึ้นเป็นสีเหลือง สิ่งที่ยังไม่เข้าและสิ่งที่ยังไม่ได้จ่ายจะมีสีกำกับ และสีเหลืองหมายถึงยังไม่เสร็จ จึงหยิบดูเฉพาะสิ่งที่ยังค้างอยู่ได้

ส่วนบันทึกที่เป็นต้นทางก็ไม่ต้องพิมพ์เองทั้งหมด ใส่ใบเสร็จ ใบแจ้งหนี้ หรือไฟล์ CSV ของรายการเดินบัญชีเข้าไป แล้ว AI จะอ่านด้วย OCR และเสนอผังบัญชี จำนวนเงิน และภาษี ผู้ใช้เป็นคนตรวจและอนุมัติ ใบแจ้งหนี้ก็ทำได้ที่เดียวกัน และเรื่องว่าใครต้องจ่ายเราเท่าไร เราต้องจ่ายใครเท่าไร ก็ดูแลอยู่ที่นั่น แต่ตัวเครื่องมือเองไม่ได้สำคัญถึงขั้นนั้น ใช้กระดาษก็ได้ สิ่งที่สำคัญคือตัวเลขทั้ง 3 อยู่ที่เดียวกัน และเราดูมันเดือนละ 1 ครั้งแน่นอน

สิ่งที่ทำได้วันนี้มี 1 อย่าง จดตัวเลข 3 ตัวของวันนี้ไว้ที่เดียว คือเงินที่มีอยู่ในมือ เงินที่ยังไม่เข้า และเงินที่ยังไม่ได้จ่าย สำหรับ 2 ตัวหลัง ให้ใส่ชื่อคู่ค้าและวันที่กำกับด้วย แล้วในวันสิ้นเดือนหน้า จดตัวเลข 3 ตัวเดิมไว้ที่เดิมอีกครั้ง จดครบ 2 ครั้ง ก็จะเห็นว่ามันเพิ่มขึ้นหรือลดลง ครั้งแรกใช้เวลาราว 30 นาที ครั้งต่อไปใช้ 10 นาทีก็เสร็จ