กำไรหรือขาดทุน ตรวจดูเดือนละ 1 ครั้งด้วยการลบ 1 ครั้ง

มีหลายครั้งที่มีคนถามว่าเดือนที่แล้วมีกำไรไหม แล้วเราตอบทันทีไม่ได้ ว่าเดือนนั้นยุ่งหรือไม่ ร่างกายเราจำได้ แต่ว่ามีกำไรหรือไม่ เป็นอีกคำถามหนึ่ง บางครั้งเดือนที่ยุ่งที่สุดกลับเป็นเดือนที่เหลือเงินน้อยที่สุด แม้คุณจะไม่เคยทำบัญชีเลย ก็มีวิธีตอบคำถามนี้ได้เดือนละ 1 ครั้ง ที่ผ่านมาตอบไม่ได้ ก็เพียงเพราะยังไม่เคยมีโอกาสตรวจดูเท่านั้น

การตรวจดูทำเดือนละ 1 ครั้งก็พอ ไม่ใช่งานที่ต้องทำทุกวัน สิ่งที่ทำทุกวันคือเขียน 1 บรรทัดทุกครั้งที่เงินเคลื่อน สิ่งที่ทำเดือนละครั้งคือแยกบรรทัดเหล่านั้นออกเป็น 3 กอง แล้วลบ 1 ครั้ง

วิธีทำมีดังนี้ รวมเงินที่เข้ามาทั้งหมดของเดือนที่แล้ว ต่อมารวมเงินที่จ่ายไปเพื่อซื้อของที่คุณขาย แล้วรวมรายจ่ายอื่นทั้งหมด ค่าเช่า ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์และอินเทอร์เน็ต ค่าส่งของ ค่าแรง ค่าธรรมเนียมโอนเงิน นำ 2 ยอดหลังไปลบออกจากยอดแรก ถ้าเหลือ เดือนนั้นกำไร ถ้าไม่พอ เดือนนั้นขาดทุน ถึงตรงนี้ยังไม่ได้ใช้ศัพท์บัญชีแม้แต่คำเดียว

การแยกเงินที่จ่ายเพื่อของที่ขายออกจากรายจ่ายอื่นมีเหตุผล อย่างแรกจะขึ้นลงตามจำนวนที่ขายได้ อย่างที่สองออกไปเท่าเดิมไม่ว่าจะขายได้หรือไม่ ถ้า 2 อย่างนี้ปนกัน คุณจะอ่านไม่ออกว่าเกิดอะไรขึ้นในเดือนที่ยอดขายเพิ่ม ถ้าแยกไว้ คุณจะตอบคำถามแบบว่าต้องขายอีกกี่ชิ้นจึงจะคุ้มค่าเช่าได้ด้วยตัวเอง

มี 1 กองที่ลืมง่าย คือส่วนของตัวคุณเอง ถ้าไม่นับเงินที่คุณรับจากร้านเป็นต้นทุน จะมีเดือนที่บนกระดาษดูเหมือนมีกำไร แต่สิ่งที่ไม่ได้รับค่าตอบแทนคือแรงงานของคุณเอง ถ้าคิดว่าเดือนแบบนั้นเป็นเดือนที่ดีแล้วทำแบบเดิมต่อไป สิ่งที่สะสมขึ้นมามีเพียงความเหนื่อย

ผมเองก็เคยเข้าใจผิด ช่วงเริ่มต้นบริษัท ผมคิดว่าเดือนที่ยอดขายสูงขึ้นคือเดือนที่ดี ความจริงคือเมื่อยอดขายเพิ่ม รายจ่ายที่ออกไปพร้อมกันก็เพิ่มตาม กว่าผมจะเริ่มลบเลขเดือนละครั้ง ผมก็ยังบอกไม่ได้ว่าเดือนไหนดีจริง เมื่อเรียง 1 ปีออกมาดู เดือนที่ยุ่งที่สุดกลับเป็นเดือนที่เหลือน้อยที่สุด

มี 1 เรื่องที่ต้องระวัง เงินสดในมือที่เพิ่มขึ้นไม่เท่ากับการมีกำไร ของที่ขายเป็นเงินเชื่อยังไม่กลายเป็นเงินสด และค่าเช่าที่จ่ายล่วงหน้า 6 เดือนก็ออกไปก่อนแล้ว ดังนั้นถ้าตัดสินว่าเดือนนี้ดีหรือไม่ดีจากเงินในกระเป๋าเพียงอย่างเดียว ความต่างของจังหวะเวลาจะทำให้สะดุด เรื่องนี้ยาว ผมจะเขียนไว้คราวหน้า

เรื่องเดือนที่ขาดทุนก็เขียนไว้ด้วย การขาดทุน 1 เดือนไม่ใช่เหตุผลที่จะเลิกกิจการ สิ่งที่ต้องดูคือกองไหนใน 3 กองที่ใหญ่ เงินที่จ่ายเพื่อของที่ขายหนักเกินไป หรือรายจ่ายอื่นสะสมขึ้นมา ถ้าเป็นอย่างแรก เรื่องที่ต้องคุยคือราคาหรือแหล่งซื้อของ ถ้าเป็นอย่างที่สอง เรื่องที่ต้องคุยคือการนับรายการที่ออกไปเท่าเดิมทุกเดือนอีกครั้ง ตัวเลขขาดทุนเท่ากัน แต่สิ่งที่ต้องทำต่อไปไม่เหมือนกัน

เดือนที่มีกำไรก็ไม่ควรจบลงที่คำว่ากำไรเพียงคำเดียว การลบแบบนี้บอกไม่ได้ว่าสินค้าตัวไหนที่ทำให้เหลือเงิน แต่เมื่อเรียงเดือนต่อเดือนไป รูปร่างของเดือนที่ดีและเดือนที่ไม่ดีจะเริ่มมองเห็น เป็นเพราะฤดูกาล หรือเป็นเดือนที่คุณเปลี่ยนวิธีทำงานบางอย่าง เมื่อสะสมตัวเลขที่เรียงไว้ได้ราว 3 เดือน นิสัยของกิจการของคุณเองก็จะเริ่มเห็น

KAZENA Books ที่เราทำขึ้นเป็นเครื่องมือเพื่อไม่ต้องลบเลขนี้ด้วยมือ อัปโหลดใบเสร็จ ใบแจ้งหนี้ หรือไฟล์ CSV รายการเดินบัญชี แล้ว AI จะอ่านด้วย OCR และเสนอผังบัญชี จำนวนเงิน และภาษี ผู้ใช้เพียงตรวจและอนุมัติ จากบรรทัดที่อนุมัติแล้ว งบทดลอง งบกำไรขาดทุน งบดุล และบัญชีแยกประเภทจะถูกสร้างอัตโนมัติ และส่งออกเป็น CSV หรือ PDF ได้ทุกเมื่อ ตารางที่เรียกว่างบกำไรขาดทุนก็คือผลของการลบนี้

แต่แม้มีเครื่องมือ คนก็ยังเป็นผู้ตัดสินว่ารายจ่ายรายการหนึ่งเป็นของร้านหรือไม่ และบรรทัดที่ไม่เคยถูกเขียน เครื่องมือใดก็สร้างขึ้นมาไม่ได้ ใช้กระดาษกับดินสอ การลบนี้ก็ให้คำตอบเดียวกัน ฉะนั้นลองทำ 1 ครั้งยังเร็วกว่าการเลือกเครื่องมือก่อน

เรื่องภาษีขอเขียนไว้สักหน่อย ผมไม่ใช่นักบัญชีภาษีและไม่ใช่นักกฎหมาย การตัดสินใจเรื่องการยื่นและการชำระภาษีจึงขอให้ยืนยันกับผู้เชี่ยวชาญ สิ่งที่พอพูดได้คือ เนื้อหาที่ถูกถามในช่วงยื่นภาษีก็ประมาณ 3 กองนี้เอง ถ้าทำเดือนละ 1 ครั้งไว้ งานนึกย้อน 1 ปีในช่วงนั้นก็จะน้อยลง

สิ่งที่ทำได้วันนี้มี 1 อย่าง ไม่เป็นไรถ้าวันนี้เป็นกลางเดือน นำเงินที่เข้ามา เงินที่จ่ายเพื่อของที่ขาย และรายจ่ายอื่นทั้งหมด ตั้งแต่ต้นเดือนนี้ถึงวันนี้ แยกออกเป็น 3 กอง แล้วลบ 1 ครั้ง ใช้เวลาราว 15 นาที วันนี้ยังไม่ต้องกังวลว่าคำตอบแม่นยำหรือไม่ สิ่งสำคัญคือคำถามที่ไม่เคยมีคำตอบ วันนี้มีคำตอบ 1 ข้อด้วยตัวเลขของคุณเอง