เงินสดเพิ่มขึ้นแต่เดือนนั้นขาดทุน — ทำไมจึงเป็นเช่นนั้น

สิ้นเดือนคุณเปิดลิ้นชักออกมาแล้วพบว่าเงินมากกว่าเดือนก่อน แต่พอทำการลบเดือนละ 1 ครั้ง เดือนนั้นกลับขาดทุน หรือกลับกัน ตัวเลขบอกว่ายังมีเหลือ แต่กระเป๋าเงินรู้สึกเบา ทั้ง 2 อย่างไม่ได้คลาดกันเพราะคุณคำนวณผิด มันคลาดกันเพราะวันที่เงินเคลื่อนและวันที่การค้าเกิดขึ้นเป็นวันที่ต่างกัน

ในบันทึกครั้งก่อนผมเขียนถึงการลบเดือนละ 1 ครั้ง คือเอาเงินที่เข้ามา แล้วหักเงินที่จ่ายไปเพื่อของที่ขาย และหักรายจ่ายอื่นทั้งหมด ตอนนั้นผมเขียนไว้ว่าเงินสดเพิ่มขึ้นกับการมีกำไรไม่ใช่เรื่องเดียวกัน แล้วก็ข้ามไป คราวนี้คือส่วนที่เหลือ

เรื่องมีเท่านี้ คือทั้ง 2 อย่างวัดสิ่งที่ต่างกัน กำไรหรือขาดทุนวัดว่าเดือนนั้นเกิดอะไรขึ้นในฐานะการค้า เงินสดเพิ่มหรือลดวัดว่าเดือนนั้นมีอะไรเข้าและออกจากกระเป๋า มันเป็น 2 ด้านของการค้าเดียวกัน ไม่มีด้านไหนจริงและอีกด้านโกหก

มี 3 อย่างที่ทำให้สองสิ่งนี้แยกจากกัน คือการขายเชื่อ การจ่ายทีเดียวก้อนใหญ่ และสินค้าในสต็อก เริ่มจากการขายเชื่อ วันที่ขายกับวันที่ได้รับเงินเป็นวันที่ต่างกัน ส่งของปลายเดือนแล้วได้เงินเดือนถัดไปเป็นเรื่องปกติ แม้กับร้านเล็ก ของที่ขายได้นั้นเกิดขึ้นในฐานะการค้าของเดือนนั้น จึงอยู่ฝั่งกำไร แต่เงินยังไม่เข้ามา เดือนที่ยอดค้างรับเพิ่มขึ้น คุณมีกำไรแต่กระเป๋าเบาลง

ขอวางตัวเลขไว้ 1 ชุด เป็นตัวเลขสมมติเพื่อให้เห็นรูปร่างเท่านั้น สมมติว่ายอดขายของเดือนหนึ่งคือ 10 และ 4 ในนั้นขายเชื่อ ถ้าเงินที่จ่ายเพื่อของที่ขายคือ 5 และรายจ่ายอื่นคือ 3 การลบจะได้ 2 คือเดือนนั้นมีกำไร แต่เงินที่เข้ามาจริงคือ 6 และเงินที่ออกไปคือ 8 กระเป๋าจึงลดลง 2 เดือนเดียวกันทั้งมีกำไรและเสียเงินสด นั่นคือความคลาดของลำดับ

อย่างที่ 2 คือการจ่ายทีเดียวก้อนใหญ่ จ่ายค่าเช่า 6 เดือนล่วงหน้า จ่ายประกันปีละ 1 ครั้ง ซื้อเครื่องจักร เงินออกไปเต็มจำนวนในเดือนที่จ่าย ส่วนสิ่งที่ได้มาจากการจ่ายนั้นใช้ในเดือนต่อ ๆ ไป เดือนที่จ่ายจึงดูหนักและเดือนถัดมาดูเบา ถ้าไม่เรียงดูตลอดทั้งปี คุณจะไม่รู้ว่าเดือนไหนหนักจริง

อย่างที่ 3 คือสินค้าในสต็อก เงินออกไปในวันที่คุณซื้อ แต่ระหว่างที่ของยังอยู่บนชั้น ยังไม่มีอะไรเกิดขึ้นในฐานะการค้า ต้องถึงวันที่ของชิ้นนั้นขายได้ ยอดขายกับเงินที่จ่ายไปเพื่อของชิ้นนั้นจึงมาบรรจบกัน ของบนชั้นคือเงินที่เปลี่ยนรูป ดังนั้นเดือนที่คุณเติมสต็อก เงินสดจะลดลง และนั่นไม่ใช่การขาดทุน เงินเพียงเปลี่ยนเป็นของ มันจะเป็นการขาดทุนจริงก็เมื่อของนั้นขายไม่ออก

ความคลาดเกิดในทางกลับกันได้ด้วย คือเดือนที่เงินสดเพิ่มขึ้นแต่ผลออกมาขาดทุน ยอดค้างรับของเดือนก่อนเข้ามาพร้อมกัน คุณได้รับเงินล่วงหน้า คุณกู้เงินมา ทุกอย่างทำให้กระเป๋าหนักขึ้นโดยที่การค้าของเดือนนั้นไม่ได้ดี เงินที่กู้มาไม่ใช่ยอดขาย และเงินที่รับล่วงหน้าคือสิ่งที่คุณยังต้องคืนเป็นของหรือเป็นงาน การวางใจในเดือนที่กระเป๋าหนักจะมาแสดงผลในเดือนถัดไป

ดังนั้นสิ่งที่ต้องดูมี 2 อย่าง คือการลบเดือนละ 1 ครั้ง และการเคลื่อนไหวของกระเป๋าเงิน ถ้าดูแต่การลบ คุณจะบันทึกกำไรอยู่บนเงินที่ไม่เคยมาถึง แล้วไปติดขัดในวันที่ต้องจ่าย ถ้าดูแต่กระเป๋า คุณจะคิดว่าทุกเดือนที่มีเงินเข้าคือเดือนที่ดี อย่างใดอย่างหนึ่งอย่างเดียวไม่พอ

ผมเองก็เคยอ่านผิด มีหลายอย่างที่บริษัทของเราจ่ายปีละ 1 ครั้ง และผมมองเดือนนั้นแล้วคิดว่าเราใช้เงินมากเกินไป จริง ๆ การจ่าย 1 ครั้งนั้นครอบคลุม 12 เดือน ถ้าเฉลี่ยออกมาก็ไม่ใช่จำนวนที่มาก แต่ผมพยายามตัดสินจากตัวเลขของเดือนที่จ่าย ในทางกลับกัน ผมก็เคยคิดว่าเดือนที่เงินเข้ามาพร้อมกันเป็นเดือนที่กำลังไปได้ดี

ใน KAZENA Books ที่เราทำอยู่ ทั้ง 2 อย่างนี้กลายเป็นตารางแยกกัน เมื่ออัปโหลดใบเสร็จ ใบแจ้งหนี้ หรือไฟล์ CSV ของรายการเดินบัญชี AI จะอ่านและเสนอผังบัญชี จำนวนเงิน และภาษี แล้วผู้ใช้ตรวจและอนุมัติ จากบรรทัดที่อนุมัติแล้ว ระบบจะสร้างตารางที่บอกว่าเดือนนั้นเกิดอะไรขึ้นในฐานะการค้า และตารางที่บอกว่าตอนนี้คุณมีอะไรและติดค้างอะไร ให้อัตโนมัติ อย่างแรกคือที่เรียกกันว่างบกำไรขาดทุน อย่างที่สองคืองบดุล ใบแจ้งหนี้ก็ออกจากที่เดียวกัน และยอดค้างรับกับยอดค้างจ่ายถูกจัดการอยู่ที่นั่น จึงเห็นได้ว่าใครยังค้างอยู่เท่าไร

เรื่องภาษี ผมไม่ใช่นักบัญชีภาษีและไม่ใช่นักกฎหมาย การตัดสินใจเรื่องการยื่นและการชำระภาษีจึงขอให้ยืนยันกับผู้เชี่ยวชาญ แต่สิ่งที่พูดได้ 1 อย่างคือ สิ่งที่ถูกดูในเวลายื่นมักไม่ใช่การเคลื่อนไหวของเงินสด แต่เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นในฐานะการค้า ดังนั้นถ้าการขายเชื่อและสินค้าในสต็อกไม่ได้ถูกบันทึกไว้ที่ไหนเลย เรื่องราวจะไม่ลงรอยกันในภายหลัง

สิ่งที่ทำได้วันนี้ 1 อย่าง หยิบกระดาษ 1 แผ่น แล้วเขียนว่า ณ วันนี้ มีเงินอะไรที่ยังไม่เข้ามา และเงินอะไรที่คุณยังไม่ได้จ่าย ใครเท่าไร และภายในเมื่อไร เท่านั้น ใช้เวลาประมาณ 15 นาที วางรายการนั้นไว้ข้างเงินที่มีในกระเป๋า แล้วคุณจะเห็นได้ในวันนี้เลยว่าตัวคุณในเดือนหน้าจะไปติดขัดที่จุดไหน