Terlalu biasa untuk sesiapa jelaskan

Hari ini genap 1 bulan sejak saya tiba di Jakarta. Saya mendarat pada 30 Julai dan berada di kota ini sehingga 26 September untuk memperbaharui visa kerja. Di sela-sela urusan itu saya bertemu orang dan kami berbual tentang skrin. Daripada segala yang saya pelajari dalam sebulan ini, bahagian yang paling memberi kesan tidak tercatat dalam mana-mana panduan. Bukan sengaja ditinggalkan — cuma tiada sesiapa menganggapnya perkara yang perlu ditulis.

Yang pertama ialah invois PDF keluaran kami sendiri. Saya mencetaknya dan menunjukkannya kepada V, akauntan di Jakarta yang telah lebih 20 kali menguji KAZENA Books dengan data sebenar firmanya. Dia mengambil kertas itu, diam seketika, lalu berkata dokumen ini tidak boleh dihantar begini. Bukan soal angkanya. Bahagian atasnya kosong, begitu katanya.

Yang dimaksudkannya ialah KOP: jalur di bahagian atas dokumen yang memuat nama syarikat, alamat, nombor telefon dan NPWP. Di sini jalur itu memang dijangka ada, dan helaian tanpa KOP tidak selalu dianggap dokumen rasmi. Di atas PDF kami hanya ada 1 logo kecil di sudut kiri. Kami membawa adat invois Jepun bulat-bulat dan menyangka logo sahaja sudah memadai.

Mengapa tiada sesiapa menyebutnya selama ini — itulah yang paling banyak saya fikirkan bulan ini. V tidak menyembunyikan apa-apa. Baginya, KOP itu sebiasa dakwat pada kertas, bukan perkara yang perlu dijelaskan. Dan di pihak kami, orang tidak boleh bertanya tentang apa yang dia tidak tahu. Sehingga helaian pertama itu tercetak dan terletak di atas meja, soalan itu tidak terlintas pada sesiapa.

Pada hari yang sama saya belajar perkara kedua: cap syarikat yang diturunkan di sebelah tandatangan. Dokumen yang hanya bertandatangan kelihatan belum selesai, katanya. PDF kami ada ruangan tandatangan, tetapi tingginya tidak cukup untuk memberi ruang kepada cap. Jika dicap, ia menindih huruf atau terkeluar daripada bingkai. Ruangan itu ada, cuma tidak boleh digunakan.

Kami turut membincangkan setem duti. Dokumen tertentu memerlukan setem bernilai 10,000 rupiah, dan kini versi elektroniknya juga digunakan. Dokumen mana yang memerlukannya bergantung pada sifat dokumen itu, jadi saya tidak akan memastikannya di sini. Yang pasti, templat kami langsung tidak menyediakan tempat untuknya. Bukan kerana kami tidak tahu peraturannya; kami tahu, dan tetap tidak menyediakan ruang di atas kertas.

Cara memandang bukti juga berbeza. Kami membina seolah-olah setiap pembayaran menghasilkan resit. Dalam amalan di sini, imej pengesahan pindahan wang beredar sebagai buktinya sendiri. Jika tiada tempat untuk melampirkan imej pada satu transaksi, imej itu kekal di dalam telefon seseorang. Apa yang tiada tempat di dalam perisian akan hilang dalam kerja sebenar.

Sedikit tentang kertas tulisan tangan. Di warung berhampiran pejabat, resit ditulis tangan sebagai perkara biasa. Ribuan dipisahkan dengan titik, ada yang menulis K untuk seribu dan ada yang menulis rb, dan nama barang dipendekkan dengan cara yang hanya boleh dibaca oleh penjualnya. Suatu tengah hari selepas makan nasi padang, saya terus mencuba membaca 1 helai resit itu dengan pembaca kami sendiri. Separuhnya terbaca, separuhnya tidak. Saya belum pernah melihat apa yang berlaku kepada sesuatu yang dibina daripada imej ujian yang kemas apabila berdepan kertas seperti itu.

Inilah yang kami ubah. Ada 3 dokumen: invois, resit dan slip potongan cukai. Kini ada jalur KOP di bahagian atas, dengan nama syarikat, alamat dan NPWP diambil daripada tetapan. Ruangan tandatangan dibuat lebih tinggi, dengan ruang supaya cap tidak menindih huruf. Ada 1 tempat yang ditetapkan untuk setem duti. Dan satu transaksi kini boleh membawa lampiran imej, supaya pengesahan pindahan wang ada tempatnya. Kesemuanya 4 perubahan. Tiada satu pun yang sukar dibina. Yang sukar ialah menyedari bahawa semuanya diperlukan.

E turut melihat templat baharu itu. Dia tinggal di sebuah pekan kecil agak jauh dari Jakarta dan melihat kertas yang sedikit berbeza daripada yang saya lihat. Katanya, alamat mesti dibenarkan menggunakan 2 baris. Alamat di pekannya panjang, dari RT/RW hinggalah kelurahan dan kecamatan. Bingkai buatan saya hanya setinggi 1 baris dan senyap-senyap memotong yang berlebihan. Kalau saya hanya pernah melihat alamat di kota ini, kami pasti sudah melepaskannya begitu sahaja.

Kesilapan reka bentuk di sebaliknya mudah dinyatakan. Sesebuah dokumen belum selesai pada saat kami menghasilkannya. Selepas itu ia melalui meja perakaunan pihak yang menerima, kaunter cukai, dan rak arkib beberapa tahun kemudian. Yang kami bina ialah kertas yang kelihatan betul di skrin. Yang diperlukan ialah kertas yang mampu melalui meja-meja seterusnya. Kedua-duanya keluar daripada perisian yang sama dengan cara yang sama, dan kedua-duanya bukan benda yang sama.

Apa yang saya pelajari bulan ini hanyalah perkara yang kebetulan saya terserempak. Saya tahu kerana mencetak sesuatu lalu menunjukkannya kepada seseorang, atau kerana keluar makan. Tiada satu pun yang datang daripada kajian yang tersusun. Jadi mengatakan bahawa semua ini tidak dapat saya ketahui melalui skrin agaknya tidak tepat. Bukan tidak dapat saya ketahui. Saya memang tidak pernah bertanya.

Satu peringatan. Saya bukan akauntan cukai. Dokumen mana yang memerlukan setem duti, dan apa yang perlu tertera pada sesebuah invois, bergantung pada sifat dokumen dan bentuk transaksi, dan peraturannya berubah dari semasa ke semasa. Apa yang saya tulis di sini ialah apa yang diajarkan kepada saya di lapangan dan apa yang kerananya kami ubah dalam perisian kami sendiri. Sila sahkan format yang benar-benar anda perlukan dengan seorang profesional.

Jadi, ada satu permintaan. Cetaklah dokumen yang dikeluarkan KAZENA, dan jika rupanya tidak sama dengan kertas yang benar-benar anda gunakan, beritahu saya di mana bezanya. Bahagian atasnya kosong: ayat sependek itu meruntuhkan sebulan andaian saya. Perkara yang anda anggap terlalu jelas untuk disebut itulah yang tidak kami ketahui.