Wang tunai bertambah tetapi bulan itu rugi — mengapa ia berlaku

Pada hujung bulan anda membuka laci dan wangnya lebih banyak daripada bulan lalu. Namun apabila penolakan sekali sebulan itu dibuat, bulan itu rugi. Atau sebaliknya: angkanya mengatakan masih ada lebihan, tetapi dompet terasa ringan. Kedua-duanya tidak terpesong kerana kiraan anda salah. Kedua-duanya terpesong kerana hari wang bergerak dan hari perniagaan berlaku adalah hari yang berbeza.

Dalam catatan sebelum ini saya menulis tentang penolakan sekali sebulan: ambil wang yang masuk, kemudian tolak apa yang dibayar untuk barang yang dijual dan semua perbelanjaan lain. Ketika itu saya menulis bahawa wang tunai bertambah dan mendapat untung bukanlah perkara yang sama, lalu saya teruskan. Kali ini bakinya.

Perkaranya hanya ini: kedua-duanya mengukur hal yang berbeza. Untung atau rugi mengukur apa yang berlaku sebagai perniagaan pada bulan itu. Wang tunai naik atau turun mengukur apa yang masuk dan keluar daripada dompet pada bulan itu. Ia 2 wajah bagi perniagaan yang sama. Tiada satu yang benar dan satu lagi dusta.

Ada 3 perkara yang memisahkan kedua-duanya: jualan secara hutang, bayaran sekali gus, dan stok barang. Mulakan dengan hutang. Hari menjual dan hari dibayar adalah hari yang berbeza. Menghantar barang pada hujung bulan dan baru dibayar bulan berikutnya adalah perkara biasa, walaupun bagi kedai kecil. Barang yang terjual sudah berlaku sebagai perniagaan pada bulan itu, jadi ia berada di sebelah untung. Tetapi wangnya belum masuk. Pada bulan apabila hutang pelanggan bertambah, anda untung dan dompet menjadi lebih ringan.

Saya letakkan 1 set angka. Angkanya dikarang, hanya untuk menunjukkan bentuknya. Katakan jualan sebulan ialah 10 dan 4 daripadanya dijual secara hutang. Jika yang dibayar untuk barang yang dijual ialah 5 dan perbelanjaan lain 3, penolakannya memberi 2, jadi bulan itu untung. Tetapi wang yang benar-benar masuk ialah 6 dan yang keluar 8, jadi dompet berkurang 2. Bulan yang sama untung dan kehilangan wang tunai. Itulah terpesongnya susunan.

Yang ke-2 ialah bayaran sekali gus. Membayar sewa 6 bulan serentak, membayar insurans 1 kali setahun, membeli mesin. Wangnya keluar penuh pada bulan anda membayar, sedangkan apa yang anda dapat daripadanya digunakan pada bulan-bulan berikutnya. Jadi bulan pembayaran kelihatan berat dan bulan selepasnya kelihatan ringan. Jika tidak dijejer sepanjang satu tahun, anda tidak tahu bulan mana yang sebenarnya berat.

Yang ke-3 ialah stok barang. Wang keluar pada hari anda membeli, tetapi selagi barang itu di rak, belum ada apa-apa yang berlaku sebagai perniagaan. Hanya pada hari barang itu terjual, jualan dan wang yang dibayar untuk barang itu bertemu. Barang di rak ialah wang yang bertukar bentuk. Jadi pada bulan anda menambah stok, wang tunai berkurang, dan itu bukan kerugian: wangnya bertukar menjadi barang. Ia menjadi kerugian sebenar hanya jika barang itu tidak pernah terjual.

Terpesongnya boleh berlaku ke arah bertentangan juga: bulan apabila wang tunai bertambah tetapi hasilnya rugi. Hutang bulan lalu masuk serentak, anda dibayar dahulu, anda meminjam. Semuanya menjadikan dompet lebih berat tanpa bermakna perniagaan bulan itu baik. Wang pinjaman bukan jualan, dan wang yang diterima dahulu masih perlu anda pulangkan dalam bentuk barang atau kerja. Lalai pada bulan yang dompetnya berat akan terasa pada bulan berikutnya.

Jadi ada 2 perkara yang perlu dilihat: penolakan sekali sebulan, dan pergerakan dompet. Jika hanya melihat penolakannya, anda terus mencatat untung di atas wang yang tidak pernah sampai, kemudian tersekat pada hari pembayaran. Jika hanya melihat dompet, setiap bulan yang kemasukan wang anda anggap bulan yang baik. Satu sahaja tidak cukup.

Saya sendiri pernah salah baca. Ada beberapa perkara yang syarikat kami bayar 1 kali setahun, dan saya melihat bulan itu lalu merasa kami berbelanja terlalu banyak. Sebenarnya 1 pembayaran itu menampung 12 bulan. Jika diratakan jumlahnya tidak besar, tetapi saya cuba menilainya daripada angka pada bulan pembayaran. Sebaliknya, saya juga pernah menganggap bulan yang pendapatannya masuk serentak sebagai bulan yang sedang baik.

Dalam KAZENA Books yang kami bina, kedua-duanya menjadi jadual yang berasingan. Resit, invois, atau CSV penyata bank dimuat naik, AI membacanya dan mencadangkan akaun, jumlah, dan cukainya, kemudian pengguna memeriksa dan meluluskan. Daripada baris yang diluluskan, jadual tentang apa yang berlaku sebagai perniagaan pada bulan itu dan jadual tentang apa yang anda miliki dan apa yang anda tanggung sekarang dibina secara automatik. Yang pertama biasa dipanggil untung rugi, yang kedua kunci kira-kira. Invois juga dibuat di tempat yang sama dan hutang pelanggan serta hutang anda diuruskan di sana, jadi siapa yang masih berhutang berapa pun kelihatan di situ.

Tentang cukai. Saya bukan perunding cukai dan bukan peguam, jadi keputusan tentang pelaporan dan pembayaran cukai tolong pastikan dengan profesional. Walaupun begitu, 1 perkara yang boleh saya katakan: apa yang dilihat semasa pelaporan biasanya bukan pergerakan wang tunai, tetapi apa yang berlaku sebagai perniagaan. Jadi jika jualan secara hutang dan stok barang tidak dicatat di mana-mana, ceritanya tidak akan padan kemudian.

1 perkara untuk dibuat hari ini. Ambil 1 helai kertas dan tuliskan, pada hari ini, wang yang belum masuk dan wang yang belum anda bayar. Siapa, berapa, dan sampai bila. Itu sahaja. Siap dalam kira-kira 15 minit. Letakkan senarai itu di sebelah isi dompet anda, dan hari ini juga anda dapat melihat di mana diri anda bulan depan akan tersekat.