Untung atau rugi: periksa 1 kali sebulan dengan 1 penolakan

Ada kalanya seseorang bertanya sama ada bulan lepas untung, dan kita tidak dapat menjawab dengan segera. Sama ada bulan itu sibuk, badan kita masih ingat. Sama ada bulan itu untung, itu soal yang lain. Kadang-kadang bulan yang paling sibuk itulah yang paling sedikit meninggalkan wang. Walaupun anda belum pernah menyimpan buku akaun, ada cara untuk menjawab soalan itu 1 kali sebulan. Kalau sampai sekarang jawapannya belum ada, itu hanya kerana belum pernah ada peluang untuk memeriksanya.

Memeriksanya cukup 1 kali sebulan. Ini bukan kerja harian. Yang harian hanyalah menulis 1 baris setiap kali wang bergerak. Yang bulanan ialah mengasingkan baris-baris itu kepada 3 kumpulan, kemudian membuat 1 kali penolakan.

Caranya begini. Jumlahkan semua wang yang masuk bulan lepas. Kemudian jumlahkan wang yang anda bayar untuk barang yang anda jual. Kemudian jumlahkan semua bayaran lain: sewa, elektrik, telefon dan data, penghantaran, upah, caj pemindahan wang. Tolak 2 jumlah terakhir daripada yang pertama. Kalau ada lebihan, bulan itu untung; kalau tidak cukup, bulan itu rugi. Sehingga di sini tiada satu pun istilah perakaunan digunakan.

Ada sebabnya bayaran untuk barang jualan diasingkan daripada bayaran yang lain. Yang pertama naik dan turun mengikut jumlah yang terjual. Yang kedua keluar dengan jumlah yang sama, terjual atau tidak. Apabila 2 perkara ini bercampur, anda tidak dapat membaca apa yang berlaku pada bulan ketika jualan naik. Apabila diasingkan, anda boleh menjawab sendiri soalan seperti berapa unit lagi perlu terjual untuk menampung sewa.

Ada 1 kumpulan yang mudah terlupa: bahagian anda sendiri. Kalau apa yang anda ambil daripada perniagaan untuk diri sendiri tidak dikira sebagai kos, akan ada bulan yang di atas kertas kelihatan untung, sedangkan yang tidak dibayar ialah kerja anda sendiri. Kalau bulan seperti itu dianggap bulan yang baik dan caranya diteruskan, yang bertimbun hanyalah keletihan.

Saya sendiri pernah tersilap. Pada awal syarikat ini, saya menganggap bulan dengan jualan yang lebih tinggi sebagai bulan yang baik. Hakikatnya, apabila jualan naik, bayaran yang keluar bersamanya juga naik. Sebelum saya mula membuat penolakan bulanan itu, saya tidak dapat menyebut bulan mana yang sebenarnya baik. Setelah 1 tahun saya deretkan, bulan yang paling sibuk ternyata bulan yang paling sedikit lebihannya.

Ada 1 perkara yang perlu dijaga. Wang tunai yang bertambah bukan bermakna untung. Barang yang dijual secara hutang belum menjadi tunai, dan sewa yang dibayar 6 bulan lebih awal sudah keluar dahulu. Jadi kalau bulan baik atau buruk dinilai hanya daripada isi dompet, jurang masa itu akan memerangkap anda. Ceritanya panjang, jadi saya tulis pada lain kali.

Saya tulis juga tentang bulan yang rugi. Rugi 1 bulan bukan alasan untuk menutup perniagaan. Yang dilihat ialah kumpulan mana daripada 3 itu yang besar. Adakah bayaran untuk barang jualan yang berat, atau bayaran lain yang bertimbun. Kalau yang pertama, perbualannya tentang harga atau tentang pembekal. Kalau yang kedua, perbualannya tentang mengira semula perkara yang keluar dengan jumlah sama setiap bulan. Angka rugi yang sama menunjuk ke langkah seterusnya yang berbeza.

Bulan yang untung pun elok tidak berhenti pada 1 perkataan untung. Penolakan ini tidak dapat memberitahu produk mana yang meninggalkan wang. Namun apabila bulan-bulannya dideretkan, bentuk bulan baik dan bulan buruk mula kelihatan. Adakah kerana musim, atau kerana pada bulan itu ada cara kerja yang anda ubah. Setelah terkumpul kira-kira 3 bulan angka yang dideretkan, tabiat perniagaan anda sendiri menjadi kelihatan.

KAZENA Books yang kami bina ialah alat supaya penolakan ini tidak perlu dibuat dengan tangan. Muat naik resit, invois, atau CSV penyata bank, dan AI membacanya dengan OCR lalu mencadangkan akaun, jumlah, dan cukainya; pengguna memeriksa dan meluluskan. Daripada baris yang diluluskan, imbangan duga, untung rugi, kunci kira-kira, dan lejar am dihasilkan secara automatik dan boleh dieksport ke CSV atau PDF pada bila-bila masa. Jadual yang dipanggil penyata untung rugi itulah hasil penolakan ini.

Walaupun begitu, dengan adanya alat sekalipun, yang memutuskan sama ada suatu bayaran itu milik perniagaan tetap manusia. Dan baris yang tidak pernah ditulis tidak dapat dihasilkan oleh alat mana pun. Dengan kertas dan pensel pun penolakan ini memberi jawapan yang sama. Jadi lebih cepat mencubanya 1 kali daripada memilih alat terlebih dahulu.

Sedikit tentang cukai. Saya bukan akauntan cukai dan bukan peguam, jadi keputusan tentang pengisytiharan dan pembayaran cukai tolong pastikan dengan profesional. Yang boleh saya katakan, isi yang ditanya pada musim pengisytiharan lebih kurang sama dengan 3 kumpulan tadi. Kalau dibuat 1 kali sebulan, kerja mengingat 1 tahun sekali gus pada musim itu menjadi berkurang.

Satu perkara untuk hari ini. Tidak mengapa kalau hari ini pertengahan bulan. Ambil wang yang masuk, wang yang anda bayar untuk barang jualan, dan semua bayaran lain, dari awal bulan ini hingga hari ini, asingkan kepada 3 kumpulan, kemudian buat penolakannya 1 kali. Kira-kira 15 minit selesai. Hari ini tidak perlu bimbang sama ada jawapannya tepat. Yang penting, soalan yang sampai kini tiada jawapan sudah mempunyai 1 jawapan, dengan angka anda sendiri.