Mengelola uang usaha berarti melihat 3 angka di akhir bulan

Bisakah Anda membayar belanja barang bulan depan? Apakah masih ada sisa setelah sewa dibayar? Untuk mengetahui itu di akhir bulan, Anda tidak perlu pembukuan yang lengkap. 3 angka sudah cukup: uang yang Anda pegang, uang yang belum masuk, dan uang yang belum Anda bayar.

Kata mengelola keuangan terdengar besar, seolah-olah harus belajar dulu. Padahal isinya hanya menuliskan 3 angka itu di satu tempat yang sama, sebulan 1 kali. Anda bisa melakukannya tanpa pernah membuat pembukuan. Justru kalau itu sudah jalan, separuh dari tujuan pembukuan sudah tercapai.

Angka ke-1 adalah uang yang Anda pegang. Uang di laci, saldo rekening bank, dan saldo uang elektronik, dijumlahkan menjadi 1 angka. Dijumlahkan menjadi 1 itu kuncinya, karena kalau dilihat terpisah, rasanya selalu masih ada sisa di suatu tempat. 1 catatan: kalau uang usaha dan uang pribadi ada di rekening yang sama, angka ini tidak bisa dihitung. Kalau masih tercampur, memisahkannya dulu yang perlu.

Angka ke-2 adalah uang yang belum masuk. Barangnya sudah terjual, uangnya belum Anda terima. Kalau Anda mengantar di akhir bulan dan baru dibayar bulan berikutnya, pasti selalu ada. Yang penting di sini bukan cuma totalnya, tapi siapa, berapa, dan sampai kapan.

Angka ke-3 adalah uang yang belum Anda bayar. Utang ke pemasok, sewa, angsuran pinjaman, upah. Di sini pun, tulis tanggal harus bayarnya di samping jumlahnya.

Pajak juga masuk ke angka ke-3 itu. Ini jenis pembayaran yang pihak lain tidak menunggu dan tanggalnya bukan Anda yang menentukan. Satu hal saya tulis terus terang: saya bukan konsultan pajak dan bukan ahli hukum, jadi pajak mana yang jatuh tempo kapan dan berapa besarnya, tolong pastikan dengan profesional. Yang bisa saya katakan di sini hanya ini: kalau tanggal-tanggal itu tidak masuk ke angka ke-3 Anda, penilaian Anda di akhir bulan akan melenceng.

Tidak ada 1 pun dari ke-3 angka itu yang bisa dipakai sendirian untuk memutuskan. Bulan dengan uang kas banyak tetap kurang kalau pembayaran bulan depan berat. Bulan dengan uang kas sedikit bisa aman kalau ada uang masuk sebelum pembayaran keluar. Baru setelah ke-3 angka itu dijejer, Anda bisa melihat apakah Anda akan kesulitan bulan depan.

Tanggal lebih dulu daripada jumlah. Lama sekali saya menganggap bagian ini sepele. Saya membandingkan total yang akan masuk dengan total yang akan keluar, dan kalau yang masuk lebih besar, saya merasa aman. Padahal total bisa cukup tapi urutannya salah, dan Anda tersangkut di tengah jalan. Saya taruh angka karangan, hanya untuk menunjukkan bentuknya. Anda pegang 3, yang akan masuk 10, yang akan keluar seluruhnya 8. Totalnya cukup. Tapi kalau yang keluar jatuh pada tanggal 5 dan 10, sedangkan yang masuk baru datang tanggal 25, pada tanggal 10 Anda kurang.

Kalau tanggal Anda tulis di samping setiap jumlah waktu mencatat 3 angka itu, hal seperti ini terlihat lebih awal. Begitu terlihat, ada yang bisa Anda lakukan: minta dibayar lebih cepat, minta menunda pembayaran, atau mengurangi belanja barang di bulan itu. Tidak ada satu pun yang masih sempat kalau Anda baru sadar sehari sebelumnya.

3 angka ini bukan untuk menyimpan catatan. Ini untuk memutuskan. Boleh tidak menambah stok, boleh tidak membeli mesin, boleh tidak menambah satu orang, boleh tidak mengambil upah untuk diri sendiri. Dengan 1 lembar yang memuat ke-3 angka itu, semuanya bisa Anda lihat, bukan Anda kira-kira. Alasan sebenarnya membuat pembukuan, menurut saya, ada di sini, bukan pada mencatat masa lalu.

Di KAZENA Books yang kami buat, angka ke-2 dan ke-3 muncul dengan warna kuning. Yang belum masuk dan yang belum dibayar diberi warna, dan kuning berarti belum selesai, jadi Anda bisa menarik hanya yang masih menggantung.

Catatan di bawahnya pun tidak harus diketik satu per satu. Struk, faktur, atau CSV rekening koran diunggah, lalu AI membacanya dengan OCR dan mengusulkan akun, jumlah, dan pajak; pengguna memeriksa dan menyetujui. Faktur dan penawaran dibuat di tempat yang sama, dan piutang serta utang dikelola di situ juga. Tapi alatnya sendiri tidak sepenting itu. Dengan kertas pun bisa. Yang penting ke-3 angka itu ada di satu tempat yang sama dan Anda melihatnya sebulan 1 kali.

1 hal untuk hari ini. Tulis 3 angka hari ini di 1 tempat: uang yang Anda pegang, uang yang belum masuk, dan uang yang belum Anda bayar, lengkap dengan nama dan tanggal untuk 2 angka terakhir. Lalu di akhir bulan depan, tulis 3 angka yang sama di tempat yang sama. Setelah 2 kali, Anda bisa melihat apakah angkanya bertambah atau berkurang. Yang pertama sekitar 30 menit; berikutnya cukup 10 menit.