Simpan uang usaha di tempat yang berbeda dari dompet pribadi

Berapa uang yang ada di laci atau di kantong sekarang, biasanya langsung bisa dijawab. Yang tidak bisa dijawab adalah berapa bagian yang milik usaha. Makan siang dibayar dari pemasukan hari ini, dan uang bensin untuk kurir keluar dari dompet sendiri. Di akhir hari yang tersisa hanya 1 tumpukan uang yang sudah bercampur.

Bercampurnya itu sendiri bukan kesalahan. Usaha kecil hampir selalu dimulai dengan uang sendiri, jadi wajar kalau pada awalnya dompetnya memang cuma 1. Yang menyulitkan datang kemudian, saat usahanya jalan terus dan pertanyaan yang ingin Anda jawab bertambah. Apakah usaha ini untung. Berapa yang sebenarnya saya terima dari usaha ini. Dengan 1 dompet, dua pertanyaan itu tidak punya jawaban.

Yang membuat pembukuan tidak cocok biasanya bukan transaksi yang sulit. V, seorang akuntan Indonesia, sudah lebih dari 20 kali mencoba KAZENA Books dengan data aslinya sendiri, dan dari percakapan itu saya belajar bahwa tempat pencatatan paling sering berhenti adalah di titik uang pribadi dan uang usaha bercampur. Dia bekerja di bidang akuntansi di Jakarta. Yang sulit bukan hitungannya, melainkan menentukan belakangan sebuah pembayaran itu milik sisi yang mana.

Saya tersandung di tempat yang sama. Waktu baru memulai perusahaan, saya pernah membeli barang pribadi dengan kartu perusahaan. Saya pikir 1 atau 2 kali masih bisa saya ingat. Kenyataannya, setelah 3 bulan ada pembayaran yang saya sendiri tidak tahu lagi apakah perusahaan yang harus mengembalikan ke saya atau saya yang harus mengembalikan ke perusahaan. Jumlahnya kecil, dan karena kecil saya tunda, dan karena saya tunda akhirnya saya tidak ingat.

Percampurannya punya 2 arah. Uang usaha dipakai untuk kebutuhan hidup, atau uang pribadi dipakai untuk kebutuhan usaha. Arah pertama kalau dibiarkan membuat laba usaha terlihat lebih kecil dari yang sebenarnya. Arah kedua kalau dibiarkan membuat biaya usaha terlihat lebih kecil, jadi usahanya tampak lebih untung daripada dugaan Anda. Keduanya membuat angkanya berbohong, hanya arah bohongnya berlawanan.

Memisahkan berarti menaruh uangnya di tempat yang berbeda, tidak lebih dari itu. Untuk hari ini: tentukan 1 tempat untuk uang usaha, lalu masukkan pemasukan hari ini ke sana. Kalau hari ini belum bisa membuka rekening, amplop atau kotak pun cukup. Nanti bisa dipindahkan ke rekening. Yang penting tempatnya terpisah dari dompet pribadi, dan tempatnya hanya 1.

Setelah tempatnya terpisah, berikutnya adalah cara menentukan bagian Anda sendiri. Berhenti mengambil sedikit-sedikit setiap kali butuh, dan ganti dengan memberi diri Anda jumlah tetap 1 kali sebulan. Apakah jumlahnya sudah tepat, pada awalnya belum akan ketahuan. Kalau terlalu kecil, naikkan bulan depan. Yang penting pengambilan itu meninggalkan 1 baris catatan. Dengan begitu, angka usaha tidak ikut bergerak setiap kali kebutuhan hidup Anda bergerak.

Kalau Anda membayar kebutuhan usaha dengan uang sendiri, itu juga 1 baris. Tanggal, jumlah, untuk apa, dan keterangan bahwa Anda yang menalangi. Ini uang yang harus dikembalikan usaha kepada Anda, jadi harus tersimpan di suatu tempat, sama seperti tagihan pemasok yang belum dibayar. Kalau hanya disimpan di kepala, biasanya tidak pernah kembali. Anda jadi tidak tahu berapa yang sudah Anda pinjamkan ke usaha Anda sendiri.

Setelah terpisah, pertanyaan yang bisa dijawab pun berubah. Apakah usaha ini menghasilkan cukup untuk menggaji Anda. Apakah harga sekarang sudah melewati jumlah dari belanja barang, sewa, dan bagian Anda sendiri. Selama semuanya bercampur, ada sedikit biaya hidup Anda di dalam setiap angka, jadi hitungannya tidak akan pernah jadi jawaban. Ini bukan soal ilmu akuntansi, ini soal melihat usaha Anda dengan mata Anda sendiri.

KAZENA Books yang kami bangun adalah alat untuk memudahkan bagian setelah pemisahan itu. Unggah CSV mutasi rekening usaha, AI membacanya dengan OCR lalu mengusulkan akun, jumlah, dan pajaknya, dan penggunanya memeriksa serta menyetujui. Faktur, piutang, dan utang juga dikelola di satu tempat, jadi uang yang Anda talangi bisa duduk bersama tagihan lain yang belum dibayar. Tetapi alat tidak akan mengambil keputusan memisahkan untuk Anda. Kalau biaya hidup dan belanja barang masuk bercampur di 1 rekening, hasil pembacaannya juga tetap bercampur.

Kalau sudah terpisah, pekerjaan terakhirnya juga jadi lebih ringan. Neraca saldo, laba rugi, neraca, dan buku besar dibuat otomatis dan bisa diekspor ke CSV atau PDF kapan saja. Yang membuat Anda berhenti saat menyerahkan ke akuntan bukan keluaran itu, melainkan menentukan setiap pembayaran milik sisi yang mana. Hanya orang yang membayar, pada hari dia membayar, yang tahu hal itu.

Sedikit tentang pajak. Saya bukan konsultan pajak dan bukan pengacara, jadi tolong pastikan keputusan pelaporan atau pembayaran dengan ahlinya. Yang bisa saya katakan, pembayaran yang nanti ingin Anda jelaskan sebagai biaya usaha lebih mudah dijelaskan kalau keluarnya dari uang usaha. Menjelaskan belakangan bahwa pembayaran dari 1 rekening yang bercampur itu setengahnya untuk usaha, sulit bahkan bagi Anda sendiri.

Satu hal untuk hari ini. Sebelum menutup pekerjaan hari ini, tentukan 1 tempat untuk uang usaha dan pindahkan pemasukan hari ini ke sana. Lalu, kalau hari ini ada yang Anda bayar untuk usaha dari dompet pribadi, tulis itu sebagai 1 baris. Mulai besok, 1 baris setiap kali uang di tempat itu bergerak. Jalankan 1 minggu, dan untuk pertama kalinya Anda akan melihat, dengan angka Anda sendiri, usaha Anda sebenarnya berjalan dengan berapa.