Untung atau rugi: periksa 1 kali sebulan dengan 1 pengurangan

Ada saat-saat ketika seseorang bertanya apakah bulan lalu untung, dan kita tidak bisa langsung menjawab. Apakah bulan itu sibuk, badan kita mengingatnya. Apakah bulan itu untung, itu pertanyaan lain. Kadang bulan yang paling sibuk justru yang menyisakan uang paling sedikit. Meskipun Anda belum pernah membuat pembukuan, ada cara menjawab pertanyaan itu 1 kali sebulan. Kalau sampai sekarang jawabannya belum ada, itu hanya karena belum pernah ada kesempatan memeriksanya.

Memeriksanya cukup 1 kali sebulan. Ini bukan pekerjaan harian. Yang harian hanya menulis 1 baris setiap kali uang bergerak. Yang bulanan adalah memilah baris-baris itu ke dalam 3 tumpukan, lalu melakukan 1 kali pengurangan.

Caranya begini. Jumlahkan semua uang yang masuk bulan lalu. Lalu jumlahkan uang yang Anda keluarkan untuk barang yang Anda jual. Lalu jumlahkan semua pengeluaran lain: sewa, listrik, telepon dan data, pengiriman, upah, biaya transfer. Kurangkan 2 jumlah terakhir dari yang pertama. Kalau masih ada sisa, bulan itu untung; kalau kurang, bulan itu rugi. Sampai di sini tidak ada satu pun istilah akuntansi.

Ada alasan memisahkan pengeluaran untuk barang dagangan dari pengeluaran lain. Yang pertama naik dan turun mengikuti jumlah yang terjual. Yang kedua keluar dengan jumlah yang sama, terjual atau tidak. Kalau 2 hal ini bercampur, Anda tidak bisa membaca apa yang terjadi pada bulan ketika penjualan naik. Kalau dipisah, Anda bisa menjawab sendiri pertanyaan seperti berapa unit lagi yang harus terjual untuk menutup sewa.

Ada 1 tumpukan yang mudah terlupa: bagian Anda sendiri. Kalau yang Anda ambil dari usaha untuk diri sendiri tidak dihitung sebagai biaya, akan ada bulan yang di atas kertas terlihat untung, padahal yang tidak dibayar adalah kerja Anda sendiri. Kalau bulan seperti itu dianggap bulan yang baik dan caranya diteruskan, yang menumpuk hanya kelelahan.

Saya sendiri pernah salah. Pada awal perusahaan ini, saya menganggap bulan dengan penjualan lebih tinggi sebagai bulan yang baik. Kenyataannya, ketika penjualan naik, pengeluaran yang ikut keluar juga naik. Sampai saya mulai melakukan pengurangan bulanan itu, saya tidak bisa mengatakan bulan mana yang sebenarnya baik. Setelah 1 tahun saya jajarkan, bulan yang paling sibuk justru bulan yang paling sedikit sisanya.

Ada 1 hal yang perlu diwaspadai. Uang tunai yang bertambah tidak sama dengan untung. Barang yang dijual dengan utang belum menjadi uang tunai, dan sewa yang dibayar 6 bulan di muka sudah keluar lebih dulu. Jadi kalau bulan baik atau buruk dinilai hanya dari isi dompet, selisih waktunya akan menjebak. Ceritanya panjang, jadi saya tulis di lain kesempatan.

Saya tulis juga soal bulan yang rugi. Rugi 1 bulan bukan alasan menutup usaha. Yang dilihat adalah tumpukan mana dari 3 itu yang besar. Apakah pengeluaran untuk barang dagangan yang berat, atau pengeluaran lain yang menumpuk. Kalau yang pertama, pembicaraannya tentang harga atau tentang pemasok. Kalau yang kedua, pembicaraannya tentang menghitung ulang hal-hal yang keluar dengan jumlah sama setiap bulan. Angka rugi yang sama menunjuk ke langkah berikutnya yang berbeda.

Bulan yang untung pun sebaiknya tidak berhenti pada 1 kata untung. Pengurangan ini tidak bisa memberi tahu produk mana yang menyisakan uang. Tetapi begitu bulan-bulannya dijajarkan, bentuk bulan baik dan bulan buruk mulai terlihat. Apakah karena musim, atau karena pada bulan itu ada cara kerja yang Anda ubah. Setelah terkumpul sekitar 3 bulan angka yang dijajarkan, kebiasaan usaha Anda sendiri jadi kelihatan.

KAZENA Books yang kami buat adalah alat supaya pengurangan ini tidak perlu dikerjakan dengan tangan. Unggah struk, faktur, atau CSV mutasi rekening, lalu AI membacanya dengan OCR dan mengusulkan akun, jumlah, dan pajaknya; pengguna memeriksa dan menyetujui. Dari baris-baris yang disetujui, neraca saldo, laba rugi, neraca, dan buku besar dibuat otomatis dan bisa diekspor ke CSV atau PDF kapan saja. Tabel yang disebut laba rugi itu justru hasil dari pengurangan ini.

Meski begitu, walau ada alatnya, yang memutuskan apakah suatu pengeluaran milik usaha tetap manusia. Dan baris yang tidak pernah ditulis tidak bisa dibuat oleh alat apa pun. Dengan kertas dan pensil pun pengurangan ini memberi jawaban yang sama. Jadi lebih cepat mencobanya 1 kali daripada memilih alat lebih dulu.

Soal pajak sedikit. Saya bukan konsultan pajak dan bukan ahli hukum, jadi keputusan soal pelaporan dan pembayaran pajak tolong dipastikan dengan profesional. Yang bisa saya katakan: isi yang ditanyakan pada musim pelaporan kurang lebih sama dengan 3 tumpukan tadi. Kalau dikerjakan 1 kali sebulan, pekerjaan mengingat 1 tahun sekaligus pada musim itu jadi berkurang.

Satu hal untuk hari ini. Tidak masalah kalau hari ini sedang pertengahan bulan. Ambil uang yang masuk, uang yang Anda keluarkan untuk barang yang dijual, dan semua pengeluaran lain, dari awal bulan ini sampai hari ini, pilah ke dalam 3 tumpukan, lalu lakukan pengurangannya 1 kali. Kira-kira 15 menit selesai. Hari ini tidak perlu khawatir apakah jawabannya tepat. Yang penting, pertanyaan yang sampai sekarang tidak punya jawaban kini punya 1 jawaban, dengan angka Anda sendiri.