Jebakan pertama adalah templat yang kami bagikan sendiri

Templat itu saya sendiri yang membagikannya. Ketika seseorang pindah ke KAZENA Books, kami memberi templat lembar kerja agar catatan yang selama ini mereka simpan di Excel bisa dibawa masuk sekaligus: tanggal, keterangan, akun, jumlah, kategori pajak. Saya menulisnya dalam 1 hari pada musim semi, dan jujur saja, saya cukup puas dengan hasilnya. Bulan ini saya tahu bahwa templat itulah jebakan pertama yang diinjak orang yang baru menyentuh produk kami.

Seseorang di Filipina yang memakai KAZENA Books mengirim kabar yang aneh: setelah impor, beban bulan Mei tiba-tiba membengkak. Yang dia lakukan hanya menempelkan catatan 1 tahun — 284 baris — ke templat kami lalu menekan tombol impor. Layar menyatakan impor telah selesai. Tidak ada satu pun pesan kesalahan.

Dia mengizinkan saya melihat berkas aslinya, dan saya menghitung. Dari 284 baris itu, 187 tidak ada di mana pun dalam pembukuan. Hanya 97 yang masuk. Dari jumlah itu, 93 duduk di bulan yang salah. Tepat 4 baris mendarat pada tanggal yang benar, itu pun hanya karena angka hari dan angka bulannya kebetulan sama. Praktisnya, tidak ada yang terimpor dengan benar.

Penyebabnya ada di dalam berkas. Templat kami berformat .xlsx, dan kolom tanggalnya membawa format tanggal bawaan Excel. Excel menulis ulang tanggal mengikuti setelan wilayah mesin yang membukanya. Di mesin dia, 13 Agustus 2026 berubah menjadi `08/13/26`. Panduan kami menyebut tanggal harus ditulis yyyy-mm-dd. Memang tertulis begitu. Tetapi dia tidak mengetik tanggal itu ke dalam kolomnya — dia menempelkannya. Yang kami terima adalah hasil tulisan ulang Excel.

Lalu sisi kami sendiri. Pengimpor kami membaca yyyy-mm-dd lebih dulu, dan bila gagal, beralih ke dd/mm/yyyy. `08/13/26` terbaca sebagai hari 08, bulan 13; bulan ke-13 tidak ada, jadi barisnya dibuang. Sementara `08/05/26`, yang dimaksudkan sebagai 5 Agustus, lolos mulus sebagai 8 Mei. Satu berkas, 2 cara rusak yang berbeda, dan yang menentukan sebuah baris jatuh ke mana hanyalah tanggal berapa transaksi itu terjadi.

Baris yang dibuang justru yang paling berbelas kasih. Setidaknya di sana tidak ada apa-apa. Yang menakutkan adalah baris yang lolos. Mei membengkak, Agustus menyusut, dan total setahun tidak berubah, sehingga siapa pun yang melihat angka tahunan tidak akan sadar. Dia sadar karena kebetulan ingat berapa seharusnya angka bulan Mei. Kalau tidak, angka itu akan mengalir langsung ke pelaporan triwulanan.

Saya minta templat yang sama dibuka dan disimpan di 3 mesin. Di mesin V, akuntan di Jakarta yang mengujinya dengan data aslinya sendiri, berkas itu kembali sebagai `13/08/2026` — dan karena 13 hanya bisa dibaca sebagai hari, baris-barisnya akan terimpor dengan benar. Murni keberuntungan. Di mesin kedua, `08/13/26`. Di mesin E, rekan kami yang tinggal di sebuah kota kecil agak jauh dari Jakarta, bentuknya lain lagi. Berkas sama, kolom sama, langkah sama, hasilnya berbeda di tiap mesin.

Di titik itu semuanya menjadi jelas. Nilai bawaan yang kami kirimkan lebih kuat daripada petunjuk yang kami tulis. Orang tidak membaca panduan lalu menurutinya; orang memakai benda yang diberikan, dalam bentuk saat benda itu diberikan. Begitu kami membagikan .xlsx yang kolom tanggalnya membawa format Excel, kami sebenarnya berkata: bentuk tanggal terserah mesin Anda. Petunjuk kami hanya membantahnya kemudian, dengan suara yang lebih pelan.

Maka, pertama, kami berhenti menebak. `03/04/26` bisa berarti 4 Maret, bisa juga 3 April. Berkas yang memuat bentuk seperti itu tidak lagi kami impor: kami berhenti, lalu menyebut nama kolomnya dan nomor baris pertama tempat kami menemukannya. Hanya bila angka harinya di atas 12, sehingga pembacaannya tinggal 1 kemungkinan, kami melanjutkan — dan saat itu kami menyebutkan pembacaan yang kami pakai. Kolom ini kami baca sebagai 13 Agustus 2026; ganti kalau keliru.

Kedua, kami berhenti menghilangkan baris tanpa suara. Sebelum apa pun ditulis, kami menampilkan jumlah baris di berkas, jumlah yang bisa diimpor, dan jumlah yang tidak terbaca. Baris yang tidak terbaca kami daftar dengan nomor barisnya, berikut tulisan yang benar-benar ada di baris itu. Bukan berapa banyak yang gagal, melainkan baris mana yang gagal. Tidak ada yang ditulis sebelum layar itu dilihat orang.

Ketiga, kami membetulkan templatnya sendiri. Sekarang berupa CSV, dan kolom tanggalnya bertipe teks. Baris pertama berisi 1 contoh terisi yang berbunyi `2026-08-13`. Dibuka di Excel pun, kolom tanpa format tanggal tidak akan ditulis ulang. Tetapi urutan kami salah: sebelum membagikan templat, seharusnya kami lebih dulu membangun hal yang bisa menyadari ketika templat kembali dalam keadaan berubah. Apa pun yang kita bagikan akan kembali dalam bentuk lain.

Yang paling saya sesali adalah kelanjutannya: dia merapikan catatannya sendiri dengan tangan. Membuka pembukuan 1 tahun, mencari baris yang pindah bulan, mengembalikannya, lalu memeriksa lagi totalnya. Dia mencobanya atas niat baik; tidak ada yang membayarnya. Ada 1 malam dari hidupnya yang habis untuk membereskan bug kami. Begitulah biaya sebuah bug dibayar — oleh seseorang.

Perlu saya tegaskan, saya bukan konsultan pajak. Angka hasil impor mengalir langsung ke pelaporan, sehingga beban yang duduk di bulan yang salah akan mengubah pajaknya. Untuk keputusan akhir, tolong pastikan kepada profesional. Yang bisa kami lakukan adalah menjaga agar asal setiap angka tetap terlihat, sehingga pemeriksaan itu selesai dalam waktu singkat.

Kalau sebuah perangkat lunak memberi tahu Anda bahwa impor telah selesai, sekali waktu periksalah apakah layar itu menyebutkan berapa baris yang masuk. Kalau tidak menyebutkan, mungkin ada yang dibuang diam-diam. Dan kalau templat kami pernah melakukan hal yang sama kepada Anda, tolong beri tahu saya. Semua pesan saya baca sendiri.