Terlalu biasa untuk dijelaskan siapa pun

Hari ini tepat 1 bulan sejak saya tiba di Jakarta. Saya mendarat pada 30 Juli dan berada di kota ini sampai 26 September untuk memperpanjang visa kerja. Di sela-sela urusan itu saya bertemu orang dan kami berbicara tentang layar. Dari semua yang saya pelajari dalam sebulan ini, bagian yang paling berpengaruh tidak ada di panduan mana pun. Bukan sengaja dihilangkan — hanya saja tidak seorang pun menganggapnya hal yang perlu dituliskan.

Yang pertama adalah faktur PDF buatan kami sendiri. Saya mencetaknya dan menunjukkannya kepada V, akuntan di Jakarta yang sudah lebih dari 20 kali menguji KAZENA Books dengan data asli kantornya. Ia mengambil kertas itu, terdiam sebentar, lalu berkata dokumen ini tidak bisa dikirim seperti ini. Bukan soal angkanya. Bagian atasnya kosong, begitu ia menyebutnya.

Yang ia maksud adalah KOP: pita di bagian atas dokumen yang memuat nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan NPWP. Di sini pita itu memang sudah semestinya ada, dan lembar tanpa KOP tidak selalu diperlakukan sebagai dokumen resmi. Di atas PDF kami hanya ada 1 logo kecil di sudut kiri. Kami membawa kebiasaan faktur Jepang apa adanya dan mengira logo saja sudah cukup.

Mengapa selama ini tidak ada yang menyebutkannya — itulah yang paling banyak saya pikirkan bulan ini. V tidak menyembunyikan apa pun. Baginya, KOP kira-kira sama biasanya dengan tinta di atas kertas, bukan hal yang perlu dijelaskan. Dan dari sisi kami, orang tidak bisa menanyakan apa yang tidak ia ketahui. Sampai lembar pertama itu tercetak dan tergeletak di meja, pertanyaan itu tidak terlintas pada siapa pun.

Hari itu juga saya belajar hal kedua: cap perusahaan yang dibubuhkan di samping tanda tangan. Dokumen yang hanya bertanda tangan terlihat belum selesai, katanya. PDF kami memang punya kolom tanda tangan, tetapi tingginya kurang sehingga tidak ada ruang untuk cap. Kalau dibubuhkan, cap itu menimpa huruf atau keluar dari bingkai. Kolomnya ada, tetapi tidak bisa dipakai.

Kami juga membicarakan meterai. Dokumen tertentu memerlukan meterai 10.000 rupiah, dan kini ada pula versi elektroniknya. Dokumen mana saja yang memerlukannya bergantung pada sifat dokumen itu, jadi saya tidak akan memastikannya di sini. Yang pasti, templat kami tidak menyediakan tempat untuk itu sama sekali. Bukan karena kami tidak tahu aturannya; kami tahu, dan tetap tidak menyiapkan ruang di atas kertas.

Cara memandang bukti pun berbeda. Kami membangunnya seolah setiap pembayaran menghasilkan kuitansi. Dalam praktik di sini, gambar bukti transfer beredar sebagai buktinya sendiri. Kalau tidak ada tempat untuk melampirkan gambar pada sebuah transaksi, gambar itu akan tetap tinggal di ponsel seseorang. Apa yang tidak punya tempat di dalam perangkat lunak akan hilang dalam pekerjaan sehari-hari.

Sedikit tentang kertas tulisan tangan. Di warung dekat kantor, struk ditulis tangan sebagai hal yang wajar. Ribuan dipisah dengan titik, ada yang menulis K untuk seribu dan ada yang menulis rb, dan nama barang disingkat dengan cara yang hanya bisa dibaca oleh penjualnya. Suatu siang setelah makan nasi padang, saya langsung mencoba membaca 1 lembar struk itu dengan pembaca kami sendiri. Setengahnya terbaca, setengahnya tidak. Saya belum pernah melihat bagaimana sesuatu yang dibangun dari gambar uji yang rapi menghadapi kertas seperti itu.

Inilah yang kami ubah. Ada 3 dokumen: faktur, kuitansi, dan bukti potong. Sekarang ada pita KOP di bagian atas, dengan nama perusahaan, alamat, dan NPWP yang diambil dari pengaturan. Kolom tanda tangan dibuat lebih tinggi, dengan ruang agar cap tidak menimpa huruf. Ada 1 tempat yang ditentukan untuk meterai. Dan sebuah transaksi kini bisa membawa lampiran gambar, sehingga bukti transfer punya tempatnya. Seluruhnya 4 perubahan. Tidak ada satu pun yang sulit dibuat. Yang sulit adalah menyadari bahwa semuanya diperlukan.

E juga melihat templat baru itu. Ia tinggal di kota kecil agak jauh dari Jakarta dan melihat kertas yang sedikit berbeda dari yang saya lihat. Yang ia katakan: alamat harus boleh memakai 2 baris. Alamat di kotanya panjang, dari RT/RW sampai kelurahan dan kecamatan. Bingkai buatan saya hanya setinggi 1 baris dan diam-diam memotong sisanya. Kalau saya hanya pernah melihat alamat di kota ini, kami pasti sudah merilisnya begitu saja.

Kesalahan rancangan di baliknya mudah dirumuskan. Sebuah dokumen belum selesai pada saat kami menghasilkannya. Sesudah itu ia melewati meja bagian akuntansi lawan bicara, loket pajak, dan rak arsip beberapa tahun kemudian. Yang kami bangun adalah kertas yang terlihat benar di layar. Yang dibutuhkan adalah kertas yang sanggup melewati meja-meja berikutnya. Keduanya keluar dari perangkat lunak yang sama dengan cara yang sama, dan keduanya bukan hal yang sama.

Apa yang saya pelajari bulan ini hanyalah hal-hal yang kebetulan saya tabrak. Saya tahu karena mencetak sesuatu lalu menunjukkannya kepada seseorang, atau karena pergi makan. Tidak ada satu pun yang muncul dari penelusuran yang tertata. Jadi mengatakan bahwa ini semua tidak bisa saya ketahui lewat layar rasanya keliru. Bukan tidak bisa saya ketahui. Saya memang tidak pernah bertanya.

Satu catatan. Saya bukan konsultan pajak. Dokumen mana yang memerlukan meterai, dan apa yang harus tercantum pada sebuah faktur, bergantung pada sifat dokumen dan bentuk transaksinya, dan ketentuannya pun berubah dari waktu ke waktu. Yang saya tulis di sini adalah yang diajarkan kepada saya di lapangan dan yang karenanya kami ubah di perangkat lunak kami sendiri. Mohon pastikan format yang benar-benar Anda butuhkan kepada tenaga profesional.

Jadi, ada permintaan dari saya. Cetaklah dokumen yang dihasilkan KAZENA, dan kalau tampilannya tidak seperti kertas yang benar-benar Anda pakai, beri tahu saya di mana bedanya. Bagian atasnya kosong: kalimat sependek itu meruntuhkan sebulan penuh asumsi saya. Justru hal yang Anda anggap terlalu jelas untuk disebutkan adalah hal yang tidak kami ketahui.