Akun yang sama muncul dengan 2 nama

Ketika menyimpan sebuah jurnal, kami ikut menuliskan nama akun ke dalamnya sebagai teks. Bukan hanya nomornya, tetapi juga nama yang kebetulan tampil di layar saat itu, disimpan apa adanya. Alasannya saya tulis nanti. Hasilnya saya tulis lebih dulu: satu akun yang sama keluar sebagai 2 baris terpisah di laporan laba rugi.

Yang menemukannya adalah V. Dia akuntan di Jakarta yang menguji KAZENA Books dengan data aslinya sendiri, dan sudah lebih dari 20 kali mengirimkan kembali apa yang dia temui dalam pekerjaan nyata. Yang sampai kepada saya adalah satu pertanyaan pendek dan potongan gambar sebuah tabel: nomor yang sama, 6220, pada 2 baris berurutan dengan 2 nama berbeda. Baris atas 4.120.000 rupiah, baris bawah 1.860.000 rupiah. Yang ingin dia ketahui hanya mana di antara keduanya biaya perjalanan yang sebenarnya.

Jawaban yang benar adalah 1 baris, 5.980.000 rupiah. Laporan kami mengelompokkan berdasarkan nama, karena nama itulah yang dibaca orang. Kalau namanya ada 2, kelompoknya pun jadi 2. Nomornya sama persis di kedua baris; yang terbelah hanyalah penjumlahannya.

Dari mana nama kedua itu datang. Pada bulan Maret dia mengubah nama akun tersebut agar sesuai dengan istilah yang dipakai kantornya. Di daftar akun, namanya berubah menjadi 1 nama. Tetapi jurnal yang dicatat sebelum itu masih membawa nama lama yang tertanam sebagai teks, dan laporan membaca teks pada jurnal, sehingga kedua nama tetap hidup, masing-masing di satu sisi penggantian nama.

Ada jalur kedua menuju kesalahan yang sama: bahasa. KAZENA Books berjalan dalam 6 bahasa. Dia mencatat dalam bahasa Indonesia dan melakukan pemeriksaan akhir bulan di layar bahasa Inggris. Kalau namanya tertanam, layar bahasa Inggris pun menampilkan nama Indonesia dari saat pencatatan. Ini bukan kekurangan terjemahan. Kami menyimpan hasil terjemahan seolah-olah itu benda yang diterjemahkan.

Saya menghitung. Pembukuannya berisi 1.240 jurnal dalam 8 bulan, dan 214 di antaranya membawa nama yang sudah tidak ada di daftar akun sekarang. Ada 6 akun yang terlibat. Hanya 2 di antaranya yang terbelah menjadi 2 baris di laporan; 4 sisanya kebetulan hanya punya jurnal di satu sisi penggantian nama, jadi tetap 1 baris. Tetap 1 baris bukan berarti lebih aman. Baris-baris itu hanya memakai nama lama dengan wajah yang tampak benar.

Biar saya tulis alasan awalnya, bukan pembelaan. Saya percaya buku besar harus menjadi catatan tentang keadaan pada saat itu — bahwa kalau mengganti nama akun hari ini ikut mengubah tampilan buku tahun lalu, catatan seperti itu tidak jujur. Dan jujur saja, saya juga ingin menghindari pencarian ke daftar akun setiap kali satu baris digambar. Kalau teksnya sudah ada di jurnal, tinggal ditampilkan.

Yang keliru adalah menetapkan bagian mana yang merupakan fakta. Hal yang tidak bisa bergeser tentang jurnal itu adalah nomor 6220. Nama hanyalah label yang digantungkan orang pada nomor itu; label bisa ditukar, dan ia berubah mengikuti bahasa pembacanya. Yang saya simpan bukan fakta, melainkan rupa satu layar pada satu hari. Begitu rupa disimpan, rupanya tidak bisa diubah lagi di kemudian hari.

Gejala lain muncul begitu saya mulai memperbaikinya. Penyaringan jurnal berdasarkan nama akun melewatkan 20 jurnal yang membawa nama lama. Dari sisi pengguna, 20 jurnal itu tidak ada. Ekspor CSV pun membawa kedua nama, jadi siapa pun yang menjumlahkannya di lembar kerja membawa pulang angka yang sudah terbelah.

Perbaikannya sendiri sederhana. Sekarang jurnal hanya menyimpan nomornya, dan namanya diambil pada saat ditampilkan, dari daftar akun yang berlaku, dalam bahasa orang yang membacanya. Migrasi menghapus teks lama dari 214 jurnal. Sebelum menghapusnya, kami membandingkan nama yang tertanam dengan nama hasil pencarian dari nomor untuk seluruh 1.240 jurnal. Pada 6 kasus, nama dan nomornya tidak cocok. Itu bukan masalah tampilan: 6 jurnal itu memang tercatat ke akun yang salah sejak awal. Sekarang dia sedang menelusuri daftarnya.

Meski begitu, tidak semua hal boleh diambil ulang. Nama pihak lawan transaksi, atau tarif pajak yang berlaku saat itu, harus tetap seperti semula walaupun dunia di sekitarnya berubah. Garisnya ditarik antara fakta dan penyajian. Nama pihak lawan adalah fakta yang melekat pada transaksi itu. Nama akun adalah label yang melekat pada daftar akun hari ini. Kami menaruh keduanya di laci yang sama.

Perlu saya sampaikan terus terang bahwa saya bukan konsultan pajak. Yang terbelah di sini adalah pengelompokan pada laporan keuangan, dan laporan itu menjadi dasar pelaporan pajak. Akun yang terbelah menjadi 2 baris tidak mengubah total setahun, tetapi mengubah angka pada setiap kategori. Untuk kepastian akhir, mohon dikonfirmasi kepada ahlinya.

Sekarang, setiap kali hendak menyimpan sepotong teks, saya bertanya sekali kepada diri sendiri: ini fakta, atau ini rupa layar saat ini. Kalau Anda pernah melihat akun yang sama duduk di bawah 2 nama pada perangkat lunak yang Anda pakai, saya ingin mendengarnya. Laporan itu kemungkinan besar mengelompokkan berdasarkan nama.