Aturan yang kami tulis di 2 tempat

INV-2026-0001. Di satu pembukuan ada 2 faktur yang membawa nomor itu. Pelanggannya berbeda, nilainya berbeda. Yang satu terbit 2 Juli, yang lain 4 Agustus, dan keduanya dibuat dengan benar oleh layar kami sendiri. Tidak ada orang yang salah ketik. Kamilah yang menerbitkan nomor yang sama dua kali.

V yang menemukannya. Dia akuntan di Jakarta dan sudah lebih dari 20 kali menguji KAZENA Books dengan data asli kantornya. Pada 20 Agustus dia mencari faktur yang dia terbitkan bulan sebelumnya lewat nomornya, dan yang muncul ada 2. Yang mana yang sedang dibicarakan? Nomor itu tidak lagi menentukan. Nomor faktur adalah nama untuk menunjuk 1 dokumen di kemudian hari. Begitu sebuah nama dipakai bersama, nama itu berhenti bekerja sebagai nama.

Sedikit latar. Di KAZENA Books, setiap pembukuan menentukan sendiri bentuk nomor fakturnya: awalan, tahun, dan nomor urut 4 digit. Ada 1 pengaturan lagi, yaitu kapan nomor urut kembali ke 1. Sebelumnya pilihannya hanya setiap tahun. Karena permintaan untuk mengulang setiap bulan terus datang, pada Juni kami menambahkan pilihan itu.

Masalahnya, ada 2 tempat terpisah yang menentukan hal-hal tentang nomor. Tempat pertama menentukan bagaimana nomor disusun, yaitu bagaimana awalan, tahun, dan nomor urut disambung. Tempat kedua menentukan kapan nomor urut kembali ke 1. Pada Juni saya hanya mengubah yang kedua. Nomor urut memang kembali ke 1 setiap bulan, tetapi bulannya sendiri tidak pernah masuk ke dalam nomor. Faktur pertama bulan Juli dan faktur pertama bulan Agustus keluar sebagai teks yang sama.

Saya memang berniat mengubah keduanya. Itu versi jujurnya: saya tidak lupa pada tempat yang satu lagi, saya merasa sudah selesai begitu satu tempat diubah. Aturan itu tampak seperti 1 aturan bagi saya. Di kepala saya, hal yang menjaga sebuah nomor agar tidak berulang adalah 1 gagasan. Di dalam kode, gagasan itu terbelah 2 dan keduanya diletakkan berjauhan.

Pengujiannya terbelah dengan cara yang sama. Pengujian penyusunan memeriksa apakah awalan, tahun, dan nomor urut tersambung dengan benar. Pengujian pengulangan memeriksa apakah nomor urut kembali ke 1 ketika bulan berganti. Setelah perubahan Juni, keduanya hijau. Masing-masing menguji separuh bagiannya sendiri dengan benar. Aturan yang dibelah 2 akan membelah pengujiannya juga, dan dari kedua sisi belahan itu tidak ada yang terlihat salah.

Kami menghitung. Ada 612 pembukuan yang aktif, dan 31 di antaranya memilih pengulangan bulanan yang kami tambahkan pada Juni. Antara 1 Juli dan 20 Agustus, ada 58 faktur yang nomornya sama dengan faktur lain di pembukuan yang sama, tersebar pada 12 pembukuan. Saya bisa saja bilang jumlahnya tidak banyak. Tetapi 58 faktur itu sudah sampai ke tangan lawan transaksinya.

Ada 1 tempat lagi. Yang menemukannya rekan kami, E. Dia tinggal di kota kecil agak jauh dari Jakarta dan selalu mencoba aplikasinya sampai tuntas di perangkatnya sendiri sebelum kami rilis. Ketika dia menekan tombol untuk menggandakan faktur, faktur baru itu keluar dengan nomor 1 di atas aslinya. Jalur itu punya kode penomorannya sendiri, cara menghitung yang ketiga, yang tidak melihat bulan maupun tahun. Dari jalur ini muncul 4 tabrakan lagi.

Ini yang kami perbaiki. Sekarang nomor diterbitkan di 1 tempat saja. Layar yang membuat satu faktur, proses yang membuat faktur berulang, dan tombol penggandaan memanggil rutin yang sama. Pemanggilnya hanya menyerahkan pembukuan; bentuk, pengulangan, dan angka berikutnya tidak bisa ditentukan dari sana. Untuk pembukuan yang memakai pengulangan bulanan, bulan kini menjadi bagian dari nomor.

Kami juga menuliskan aturan itu ke dalam datanya: di dalam 1 pembukuan, sebuah nomor hanya boleh dipakai sekali. Semua yang di atas adalah soal bagaimana kode ditulis; baris ini ada supaya kami tidak perlu bergantung pada bagaimana kode ditulis. Kalau suatu saat ada yang menulis jalur keempat, nomornya tidak akan tersimpan dan pekerjaan berhenti di situ. Berhenti lebih baik daripada diam-diam menerbitkan lembar kedua.

Kami tidak memberi nomor ulang pada 58 faktur yang sudah terbit. Sejak lama kami memutuskan untuk tidak mengubah angka di pembukuan orang lain atas penilaian kami sendiri. Kami menghubungi 12 usaha yang terdampak satu per satu dan memberikan daftar faktur yang nomornya sama. Mengubah nomor menyangkut dokumen yang sudah diserahkan kepada pelanggan, jadi itu bukan keputusan kami.

Perlu saya tulis juga: saya bukan konsultan pajak. Apa yang dituntut dari sebuah nomor faktur berbeda-beda antarnegara, dan boleh atau tidaknya nomor yang sudah terbit diubah bergantung pada aturan negara itu dan pada situasi transaksinya. Yang saya tulis di sini adalah catatan kami memperbaiki buatan kami sendiri. Untuk keputusan yang sebenarnya, mohon selalu dipastikan kepada profesional.

Begitu sebuah aturan ditulis di 2 tempat, sudah pasti salah satunya akan basi. Yang belum pasti hanya kapan. Dulu saya merasa diri saya termasuk orang yang teliti. Yang saya pelajari bukan bahwa saya harus lebih teliti, melainkan bahwa tempat ini memang tidak seharusnya ditopang oleh ketelitian. Kalau Anda melihat satu hal yang sama di KAZENA membawa 2 nomor atau 2 nama, tolong beri tahu kami. Dari tempat kami berdiri, keduanya terlihat benar.